Demande de renouvellement

Introduction et objectif du présent document

La Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa veut obtenir d’excellents résultats sur le plan scolaire. Le doyen délègue la responsabilité de surveiller et d’assurer le rendement scolaire (enseignement, recherche et autres activités scolaires) des membres du corps professoral aux directeurs des départements de leur Faculté en vue de répondre à des normes élevées. C’est pourquoi une évaluation des professeurs doit être réalisée au moins une fois par an. Les nouvelles recrues et celles qui ont de la difficulté à répondre aux attentes devront faire l’objet d’un suivi plus fréquent pour veiller à ce que les activités répondent aux attentes de la Faculté de médecine, et pour offrir des conseils et une aide aux membres du professorat en reconnaissant l’importance de la promotion dans leur carrière.

La Faculté de médecine reconnaît que les décisions touchant les membres du corps professoral doivent être prises en conformité avec les principes et les normes établis, et appliquées au moyen de procédures justes et raisonnables. Les politiques et procédures normalisées figurant dans le présent document décrivent le processus d’examen scolaire des membres du corps professoral cliniques de la Faculté de médecine. En outre, il décrit les principes clés qui orientent le processus d’examen scolaire et contient un ensemble de critères visant à préciser bien à l’avance les attentes liées au renouvellement des nominations.

Ces procédures concernent les membres du corps professoral clinique (MD) et les chercheurs cliniques (Ph. D.) à temps plein de la Faculté de médecine, y compris les membres actuels du corps professoral et les membres nouvellement nommés. Le but est d’assurer une certaine cohérence entre les départements de la Faculté de médecine et d’aider les membres du corps professoral à réaliser des objectifs scolaires contribuant à leur promotion tout au long de leur carrière universitaire

Préambule

Contexte

Les politiques et procédures figurant dans le présent document ont été établies par le Comité d’examen des relations de la Faculté de médecine dans le cadre du mandat officiel établi en novembre 2010 par le doyen Bradwejn pour répondre aux problèmes découlant des relations entre la Faculté de médecine et les membres du corps professoral clinique. Le Comité est présidé par Sharon Whiting, vice-doyenne des Services de santé et services hospitaliers, et compte plus de 12 membres du corps professoral, y compris des directeurs de départements et des administrateurs principaux de la Faculté.

Depuis que le Comité a reçu son mandat, de nombreuses mesures ont été prises pour augmenter continuellement la norme en matière d’excellence de la Faculté de médecine. Cela a compris l’élaboration et l’application de critères et de processus solide concernant la nomination, le renouvellement de la nomination et la promotion des membres du corps professoral clinique. Le but est de créer et d’entretenir un milieu encourageant l’excellence du rendement universitaire dans l’ensemble de l’organisme.

Depuis quelques mois, le Comité travaille à la normalisation du processus d’examen du rendement universitaire des membres du corps professoral clinique. Dans le cadre de ce processus, une procédure normalisée et un ensemble de critères liés au renouvellement de la nomination ont été établis. Ils sont décrits dans le présent document. Le présent document est sous-tendu par le souhait d’aider les membres du corps professoral assurer sa réussite universitaire.

Aperçu

Les nominations de cliniciens (MD) et de scientifiques cliniques (PhD) à des postes de professeurs sont régies par la Politique sur les nominations des membres du corps professoral de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa. Cette politique stipule que les progrès de chaque membre du corps professoral doivent être comparés régulièrement aux modalités établies au moment de la nomination grâce à un protocole d’entente (PE).

Elle établit également la fréquence du processus d’examen du rendement universitaire :

  • Examens annuels : Des examens annuels de routine de tous les membres du corps professoral cliniques doivent être réalisés.
  • Examens officiels:
    • Examen sommatif triennal : Un membre nouvellement nommé qui se trouve dans la dernière année d’une nomination initiale de trois ans peut être considéré en vue du renouvellement de sa nomination pour une période de cinq ans. Un examen sommatif sera réalisé à la fin de la période de trois ans, puis une décision sera prise relativement au renouvellement de la nomination.
    • Examen sommatif quinquennal : À la suite du renouvellement de la nomination, le rendement universitaire des membres du corps professoral continuera d’être évalué tous les ans et de faire l’objet d’un examen formel tous les cinq ans.

Une évaluation plus fréquente pourra être réalisée à la discrétion du directeur du département ou de son délégué.

Définitions clés

Dans le contexte de cette politique, les définitions suivantes s’appliquent :

  • Le terme « nommé » désigne une personne nommée à un poste de professeur au sein de la Faculté demédecine.
  • Le terme « continuer » désigne la recommandation du renouvellement de la nomination de la personne pour une période de cinq annéessupplémentaires.
  • Comité du personnel enseignant du département (CPED)
  • Lettre de nomination - émise par le doyen après la décision de renouveler la nomination du membre du corps professoral pour une période de cinq années supplémentaire.
  • Protocole d’entente (PE) : Entente, accompagnée des annexes applicables, stipulant que la description du poste de professeur, les conditions de travail et les attentes liées à la nomination. Elle est préparée par le chef de la Division ou le directeur du Département et est signée par le clinicien, le chef universitaire de la Division et du Département pertinents, et le doyen.
  • Le terme « non-renouvellement » désigne le refus de renouveler la nomination du membre du corps professoral au sein de l’Université d’Ottawa à sonterme.
Des lignes directrices

Les principes clés ci-dessous orientent l’examen universitaire des membres du corps professoral cliniques de l’Université d’Ottawa :

  • Les preuves de rendement universitaire doivent être continuellement documentées au fil du temps. La documentation des examens annuels est essentielle au processus de renouvellement de lanomination.
  • Une fois atteint, le rang professoral ne peut pas êtrebaissé.
  • La documentation liée à l’examen du rendement universitaire d’une personne est confidentielle. Elle sera stockée de façon sécurisée et ne sera communiquée qu’au doyen et aux délégués indiqués.
  • Étant donné que les chefs des divisions et des départements doivent assurer l’encadrement, le mentorat et le soutien des personnes nommées dès le départ et qu’une rétroaction particulière est offerte lors de l’examen annuel, on s’attend à ce que la nomination des membres du corps professoral soit renouvelée. Le non-renouvellement des nominations ne surviendra que dans des casexceptionnels.
  • Dans les cas où le rendement de la personne nommée n’est pas satisfaisant, les directeurs des départements le feront remarquer à la personne nommée et collaboreront avec elle au repérage des problèmes et lui offriront la possibilité d’améliorer son rendement avant d’envisager le non-renouvellement de sanomination.
Processus de renouvellement académique

Aperçu

Lors de sa nomination initiale à un poste de professeur à temps plein ou à temps partiel au sein de la Faculté de médecine, un membre du corps professoral nommé au rang de conférencier, de professeur adjoint, de professeur agrégé ou de professeur titulaire se verra habituellement offrir une nomination initiale d’une durée de trois ans. Une personne nommée en étant la dernière année de sa nomination participe à un examen sommatif aboutissant au renouvellement de sa nomination pour une période de cinq ans.

Le renouvellement de la nomination pour une période subséquente de cinq ans dépend de la réalisation de progrès satisfaisants par le clinicien dans les domaines liés aux activités indiquées dans son protocole d’entente (PE) et dans ses examens annuels. La décision relative au renouvellement de la nomination est prise à la fin de la période de trois ans suivant un processus d’examen sommatif.

L’encadrement, le mentorat, l’orientation, la rétroaction et le soutien de la promotion universitaire sont offerts tout au long de la nomination par le directeur du département, la division ou le délégué et, en conséquence, on s’attend à ce que des examens sommatifs aboutissent au renouvellement de la nomination.

Le processus d’examen universitaire du personnel à temps plein est résumé ici et décrit de façon plus détaillée dans les sections suivantes du présent document. Les examens du rendement des membres du personnel à temps plein seront réalisés à la discrétion du directeur.

Notez que les processus d’examen et de renouvellement des nominations (professeur adjoint, professeur invité, etc.) suivent les mêmes lignes directrices que les nouvelles nominations dans ces catégories.

Examen annuel de routine

Le rendement et les contributions des membres du corps professoral cliniques à temps plein seront examinés tous les ans par le directeur, le chef de la division ou leur délégué. Le processus d’examen étudiera les contributions universitaires des membres du corps professoral et la conformité aux politiques de la Faculté et de l’Université (par ex. concernant les conflits d’intérêts et le professionnalisme).

L’examen annuel est essentiel pour indiquer aux personnes qu’elles sont en bonne voie pour renouveler leur nomination. Une case figurant dans le formulaire d’examen annuel indique ce qui suit : « D  En bonne voie pour le renouvellement ». Les personnes nommées pour qui cette case n’est pas cochée recevront une orientation en vue d’améliorer leur rendement. Les attentes mutuelles seront également réexaminées dans le cadre d’une discussion entre la personne et l’examinateur.

Examen sommatif de trois et cinq ans

L’étape des trois ans est un carrefour important dans la carrière universitaire d’un membre du corps professoral. À ce moment, la personne nouvellement nommée aura eu assez de possibilités de démontrer ses réalisations universitaires et son potentiel en vue de passer aux rangs supérieurs au sein de l’Université.

Un examen sommatif du rendement universitaire sera réalisé à la fin de la période de trois ans. Il visera à répondre à la question suivante : Étant donné les modalités et les attentes établies tout au long de la nomination et les normes professionnelles et universitaires du département et de la faculté, le

rendement du candidat mérite-t-il que l’on recommande le renouvellement de la nomination du membre du corps professoral?

À la suite du renouvellement pour une période de cinq ans supplémentaire, le rendement des membres du corps professoral continuera d’être examiné chaque année et un examen sommatif sera réalisé tous les cinq ans.

Le processus d’examen annuel

L’examen annuel des membres du corps professoral est réalisé par le chef de la Division. S’il n’y a pas de chef de la division universitaire, la responsabilité revient au directeur du département ou à son délégué.

En outre, le directeur du département se réunira avec toutes les nouvelles personnes nommées au cours de la première année de leur nomination.

Un formulaire d’autoévaluation normalisé (disponible sur Uniweb ici) contient les renseignements nécessaires à l’examen annuel et fournit une orientation générale pour sa réalisation.

Étapes du processus d’examen annuel :

  • Le membre du corps professoral est informé de l’examen à venir : Le processus d’examen annuel devra être entamé 60 jours avant la date limite de l’examen, à laquelle le département informera par écrit la personne nommée de l’examen annuel à venir de son rendement universitaire. On enverra le formulaire d’autoévaluation par courriel à la personne nommée, on lui indiquera les parties du formulaire à remplir et on l’avisera de la date limite de production du formulaire.
    • Pour les nouvelles personnes nommées, le processus d’examen annuel coïncidera avec la date anniversaire du début de leur nomination à un poste de professeur (pour les trois premières années de leurnomination).
    • L’examen universitaire de tous les autres membres du corps professoral aura lieu chaque année en coordination avec le calendrier d’examen du rendement et des titres de compétence dudépartement.
  • Le membre du corps professoral remplit le formulaire d’autoévaluation. La personne nommée remplira la partie d’autoévaluation du formulaire d’examen universitaire en vue de rendre compte de ses travaux universitaires réalisés pendant la période en cours d’examen. Ce formulaire rempli accompagné d’un CV à jour sera soumis à l’examinateur (habituellement le chef de la division ou le directeur du département).
  • La soumission est examinée. L’examinateur examinera le formulaire soumis et formulera des commentaires préliminaires concernant les sections pertinentes du formulaire d’autoévaluation (en accordant une attention particulière à la partie sur les résultats relatifs aux objectifs de l’année précédente). Si la personne nommée est en bonne voie pour renouveler sa nomination et pour être promue à un rang supérieur, l’examinateur cochera les cases pertinentes du formulaire.
  • Réunion entre l’examinateur et la personne faisant l’objet de l’examen. L’examinateur et la personne faisant l’objet de l’examen se réuniront en personne pour discuter des résultats de l’examen annuel, de la planification de la promotion et des attentes mutuelles pour l’année à venir.
  • La partie destinée à l’examinateur du formulaire est finalisée : L’examinateur finalisera ses commentaires écrits, signera le formulaire d’examen annuel et enverra une copie de l’examen au chef du département aux fins d’examen final.

    Toutes les personnes qui ne sont pas en bonne voie pour le renouvellement de leur nomination devront se réunir avec le directeur du département et recevront une orientation en vue d’améliorer leur rendement.

  • Examen final par le directeur du département. Le directeur du département examine la présentation et pourrait assurer un suivi auprès de l’examinateur ou du clinicien en cas de problème à régler.

    Si l’examen annuel est satisfaisant, le directeur du département signe la présentation et avise le Bureau des affaires professionnelles du résultat de l’examen. Le rapport est ensuite placé dans le dossier personnel de la personne et est mis à disposition sur demande au moment de l’examen sommatif réalisé après trois et cinq années et de la décision relative au renouvellement de la nomination.

    Si l’examen annuel est jugé insatisfaisant, le directeur en avisera le Bureau des affaires professionnelles et signalera les problèmes exigeant une attention ou une orientation supplémentaire du bureau du doyen.

    En cas de changement important découlant d’un examen annuel et touchant les tâches ou les sources de revenus, ces changements devront être indiqués dans le PE modifié et signés par la personne nommée et la Faculté. Le bureau du doyen doit être avisé de ces changements.

  • Le vice-doyen des Affaires professionnelles examine les présentations lorsque des mesures supplémentaires sont nécessaires et en informe le doyen. Le doyen, en consultation avec le directeur du département et le vice-doyen des Affaires professionnelles, pourrait prendre des mesures visant à résoudre les problèmes cernés ou à proposer des mesures supplémentaires au besoin.

L’examen sommatif et le processus de renouvellement de la nomination

Un examen sommatif sera réalisé à la fin de la période de nomination initiale de trois ans, puis tous les cinq ans. Il est réalisé par le directeur du département ou son délégué et aboutira à une recommandation relativement au renouvellement de la nomination.

  Voici une description du processus d’examen triennal :

  • Avis au membre du corps professoral et au directeur du département. Six mois avant la fin d’une période de nomination, le Bureau des Affaires professionnelles avisera le directeur du département et les membres du corps professoral dont la période de nomination est sur le point de prendre fin de l’examen sommatif à venir et des dates limites connexes. Le directeur du département avisera un délégué (l’examinateur) le cas échéant.

    La décision relative au renouvellement de la nomination d’un membre du corps professoral ayant pris un congé officiel peut être repoussée pour une période d’un an au plus.

  • Réalisation d’un examen sommatif. Le membre du corps professoral remplit la partie de l’autoévaluation du formulaire d’examen universitaire et la soumet à l’examinateur avec un CV à jour. L’examinateur examine ces renseignements et les résultats des deux examens annuels précédents, et évalue le rendement du membre du corps professoral en fonction de critères établis dans la Section 4 du présent document en vue de déterminer son admissibilité au renouvellement de sa nomination.

    Une réunion sera organisée entre le membre du corps professoral et l’examinateur en vue de discuter des résultats de l’examen.

    Après cette réunion, l’examinateur finalisera les parties pertinentes du formulaire d’examen universitaire, en soulignant les réalisations notables, en cernant les domaines présentant des problèmes et en offrant des suggestions d’amélioration. Il formulera alors également une recommandera relativement au renouvellement de la nomination. S’il recommande de ne pas renouveler la nomination, l’examinateur fournira une justification. La présentation achevée et la recommandation seront transmises au directeur du département en vue d’un examen final.

  • Recommandation du renouvellement de la nomination par le directeur. Selon les résultats de l’examen, le directeur recommande de « Continuer », de « Continuer sous conditions » (lorsque la période de nomination peut être prolongée sous conditions), ou le « Non-renouvellement » (avec possibilité de prolonger la période de nomination pour jusqu’à un an en vue de faciliter le départ de l’université).
    • « Continuer » : Si la quantité et la qualité des contributions scolaires du membre du corps professoral sont satisfaisantes et que le membre se conforme aux politiques de la faculté et de l’université, le renouvellement pour cinq années supplémentaires sera recommandé.
    • « Continuer sous conditions » : Si le membre du corps professoral a réalisé des progrès relativement à ses objectifs initiaux, mais que certains domaines posant problème exigent une attention et des améliorations, ceux-ci seront soulignés et le renouvellement pour une période de temps déterminée de moins de cinq ans (suivie d’un autre examen officiel) sera recommandé.

      Cette recommandation dépend du directeur du département et peut être offerte lorsqu’il estime que la personne possède le potentiel suffisant pour obtenir le rendement universitaire nécessaire et nécessite plus de temps.

    • « Non-renouvellement » : Si les contributions des membres du corps professoral aux objectifs universitaires ne sont pas satisfaisantes et que des infractions importantes aux politiques de la faculté ont été relevées, on recommandera le non-renouvellement de la nomination. Dans ce cas, le directeur du département recommandera la fin de la nomination à la date de fin prédéterminée.Cette recommandation dépend du directeur du département et peut être offerte lorsqu’il estime que la personne possède le potentiel suffisant pour obtenir le rendement universitaire nécessaire et nécessite plus de temps.

      Le directeur du département pourrait accorder une prolongation unique de la nomination après la fin de la période sur acceptation de l’hôpital. Cette prolongation ne doit pas dépasser les 12 mois,

      Remarque : Le rang de la personne nommée ne peut être baissé une fois qu’il est atteint et ne constitue pas une considération sur le formulaire.

  • Décision relative au renouvellement de la nomination. Le directeur du département transmettra sa recommandation relative au renouvellement de la nomination au bureau du doyen avec une justification au plus tard trois mois après la fin de la période de nomination. Lorsque l’on recommandera le « Non-renouvellement » ou de « Continuer sous conditions », le bureau du doyen prendra des mesures pertinentes en collaboration avec le directeur. Le doyenet le directeur du département auront la possibilité de consulter le CPED au cas par cas s’ils le souhaitent et auront la souplesse nécessaire pour le faire.
  • Lettre de renouvellement de la nomination : Le bureau du doyen émettra une lettre de renouvellement de la nomination décrivant la décision relative au renouvellement de la nomination à l’intention du membre du corps professoral et en enverra un exemplaire au directeur du département. Le contrat passé avec le membre du corps professoral sera renouvelé pour la période précisée.

Appels

Cela s’applique à toute personne nommée touchée par une décision défavorable.

Dans la semaine suivant la réception d’une décision défavorable au renouvellement de la nomination (c.-à-d. « non-renouvellement »), une personne nommée peut demander l’organisation d’une réunion avec le directeur du département pour discuter de la décision.

Le directeur fournira tous les efforts nécessaires pour organiser une réunion d’ici une à deux semaines après la réception de la demande.

Si la personne nommée reste insatisfaite de la décision défavorable ou de toute mesure proposée découlant de la réunion, le membre du corps professoral pourra faire appel auprès du doyen, conformément aux modalités du règlement de la Faculté de médecine en présentant une demande d’appel par écrit dans les deux semaines suivant la réunion ou la réception de la décision défavorable, si aucune réunion n’est demandée.

Le doyen pourrait examiner l’appel ou le faire examiner par un comité à part, à sa discrétion. 

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