Étudiants en difficulte et retrait provisoire du programme

Étudiants en détresse

En tant que directeur de thèse votre rôle premier est d’être un mentor universitaire.  Toutefois,  il vous est possible de remarquer (découvrir de vous rendre compte) la détresse d’un étudiant sous votre supervision.  A titre d’exemple:

  • L’étudiant pourrait s’être confié à vous ou vous avoir demandé conseil en rapport à de graves problèmes auxquels il est confronté;
  • Vous vous êtes rendu compte à un moment donné d’importants changements d’humeur ou de comportement de l’étudiant;
  • Le comportement de l’étudiant est devenu de plus en plus instable, agressif ou extrêmement émotif;
  • Certains membres du personnel, du corps professoral ou d’autres étudiants vous ont exprimé leurs craintes concernant le bien-être de l’étudiant.

Face à une telle situation, votre rôle est de diriger l’étudiant vers les services qui peuvent l’aider. Le Service d’appui au succès scolaire (SASS) a créé un guide de référence rapide destiné aux professeurs sur  la façon de traiter les étudiants en détresse. Le SASS insiste sur le besoin de garder à portée de main un tel document. Si à un  moment donné vous vous faites des soucis pour un étudiant mais ne vous sentez pas capable de l’aider, veuillez contacter le directeur de programme pour en discuter.

Demande de congé exceptionnel

Le programme de second cycle du MCM exige qu’un étudiant à temps complet ait pour principale occupation la poursuite de ses études et de sa recherche. Un étudiant à temps plein doit être disponible géographiquement et fréquenter le campus régulièrement. Un étudiant diplômé peut, sans perdre le statut d’étudiant à temps complet et tout en continuant à être encadré par son directeur de thèse, s'absenter de l’Université (par exemple, pour visiter des bibliothèques, effectuer des travaux de terrain, suivre des cours supérieurs dans une autre université, etc.). En cas d’une telle absence et si celle-ci ne dépasse pas quatre semaines au cours d’une session donnée, une approbation écrite du directeur des études supérieures doit figurer au dossier de l’étudiant ainsi que celle du Directeur du programme.

En cas de force majeure (maladie grave), c’est-à-dire au cas où l’étudiant ne peut compléter ses travaux de recherches, celui-ci doit remplir et soumettre un formulaire de Demande de congé exceptionnel pour demeurer au programme. Ce formulaire indiquera clairement les raisons justifiant l’interruption temporaire d’études et doit être approuvé par le superviseur de recherche de l’étudiant ainsi que par le Directeur du programme gradués, puis soumis avant la dernière journée d’inscription de la session.

NOTE: La période d’inactivité que représente un congé exceptionnel compte dans le délai maximal alloué pour remplir les exigences du grade. La réinscription est obligatoire après la fin du congé. Un congé est généralement limité à trois sessions pour la durée du programme et ne sera accordé que si l’étudiant a encore le temps nécessaire pour terminer son programme dans les délais impartis.  Les étudiants inactifs  (bénéficiant d’un congé exceptionnel) n’ont pas accès aux services de l’Université; ils ne peuvent pas utiliser le matériel informatique ou les bibliothèques, suivre de cours ou recevoir de conseils de leur directeur de recherche.

Congé parental

Un congé d'un an maximum peut être demandé pour chaque naissance ou chaque adoption qui survient   au cours du programme. Les étudiants qui bénéficient d'un tel congé ont toujours accès au matériel informatique et aux bibliothèques, et ceux qui en font la demande obtiendront une prolongation d'un an maximum pour chaque naissance ou chaque adoption pour remplir les exigences du programme. L'un ou l'autre parent peut demander ce congé. Cependant, le congé ou la prolongation est d'une durée maximale d’une année pour les deux parents. L’étudiant doit soumettre une pièce justificative pour son dossier, une copie d’acte de naissance ou d’adoption est acceptée. Dans le cas d’un étudiant étranger détenteur d’un visa ou pour tous ceux bénéficiant d’une bourse ou d’un prêt externe, l’agence responsable de ces dossiers doit en être avisée avant la soumission de la demande de congé. 

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