Thèse et soutenance de la thèse

Veuillez noter: Le nouveau règlement G .Thèses entra en vigueur le 1er Octobre 2016.

Standards

Il incombe à l’étudiant de s’assurer que le format de sa thèse correspond à celui de l’Université d’Ottawa.

Thèse de Maîtrise (M.Sc): La rédaction de la thèse de maîtrise doit démontrer que l’étudiant est à même de rédiger un document scientifique. En outre, elle lui fournit une occasion primordiale de prouver sa familiarité à d’autres œuvres déjà publiées sur le sujet de sa thèse. Autant que possible, la thèse doit apporter une contribution originale au domaine de la recherche choisi.

Thèse de doctorat (Ph.D): La thèse de doctorat doit apporter une contribution à l'avancement des connaissances et du domaine d'étude. Il doit être le fruit de travaux de recherches originaux et approfondis d’un niveau de qualité tel qu’il peut être publié dans des journaux scientifiques.

Formats acceptés

Essentiellement, il existe deux types de thèse : la monographie et la thèse sous forme d’articles.

Le format utilisé sera déterminé par le CDT lorsque la permission d’entreprendre la rédaction de la thèse est demandée. En pratique, les étudiants du 2e cycle ne peuvent choisir que le format monographie.

Le comité de direction de thèse (CDT) peut autoriser un étudiant à rédiger sa thèse sous forme d’articles. Il importe de noter que ce format de thèse ne convient pas à tous les types de travaux.

L’autorisation de rédaction de thèse est accordée seulement aux candidats qui satisfont aux critères suivants:

  • Le candidat doit avoir déjà publié, accepté ou soumis, aux fins de publication, trois manuscrits.  
  • Au moins deux manuscrits doivent avoir été publiés ou acceptés aux fins de publication.
  • L’étudiant doit être auteur principal ou co-auteur principal d’au moins deux manuscrits.
  • Les recherches présentées dans les articles ou les manuscrits doivent être inédites et faire progresser considérablement le domaine. Les articles de revues ne peuvent pas compter au nombre des articles exigés.
  • L’étudiant doit avoir contribué considérablement au contenu de chaque manuscrit.
  • L’étudiant doit avoir apporté une contribution exceptionnelle à la rédaction de chaque manuscrit (rédaction de l’ébauche, y compris des résultats, des méthodes et de la discussion portant sur les données avancées par l’étudiant).

Si le CDT décide qu’une thèse par articles est appropriée, le comité doit remplir le formulaire de permission pour une thèse par article et le soumettre au Bureau des études supérieures.

Approximativement un mois avant le dépôt de la thèse, le directeur de thèse doit soumettre le formulaire « Liste des examinateurs pour l’évaluation de la thèse » dûment rempli au Bureau des études supérieures. Lors de la soumission de la thèse pour évaluation, le(s) directeur(s) de thèse doivent signer un formulaire « Déclaration du directeur de thèse pour la soumission de la thèse au jury ». Après lecture du document,  ils (s) doivent confirmer, que toutes les approbations nécessaires  ont été obtenues et qu'il (s) le considère(nt) apte à être soumis au jury pour évaluation.   

La sélection du jury

Le jury d'une thèse de maîtrise est composé de deux à quatre examinateurs, celui d'une thèse de doctorat varie entre quatre et sept examinateurs.

Tous les examinateurs internes de la thèse doivent être membres de la FÉSP. Pour les thèses de maîtrise et de doctorat, le programme peut proposer un examinateur interne qui n’est pas membre de la FÉSP. L’examinateur doit avoir des qualifications équivalentes à celles exigées pour l’appartenance à la FÉSP et  doit accepter de fournir un rapport d’évaluation écrit et d’assister à la soutenance orale en personne. Le Vice-doyen des études supérieures (ou son représentant) doit approuver la nomination. L’unité scolaire concernée prendra en charge les coûts engagés par l’examinateur. 

Dans le cas d’une thèse de doctorat, un des examinateurs doit venir d’une institution différent de  l'Université d'Ottawa, de l’Université Saint-Paul  ou aucun des autres instituts affiliés au groupe Ottawa-Carleton. L’examinateur externe proposé ne doit avoir aucune relation avec ni l’étudiant ni le directeur de thèse.

Il y a conflit d’intérêts dans l’un ou l’autre des cas suivants:

  • il existe un lien personnel ou un lien de parenté entre l’examinateur externe proposé et le(s) directeur(s) de thèse ou l’étudiant;
  • il existe un lien administratif entre l’examinateur externe proposé et le(s) directeur(s) de thèse ou l’étudiant; 
  • il existe un lien formel entre le(s) directeur(s) de thèse ou l’étudiant et l’organisme ou l’université auquel est affilié l’examinateur externe proposé;
  • l’examinateur externe proposé est un ancien directeur de thèse, un directeur de recherche ou un étudiant diplômé du ou des directeurs de thèse; 
  • l'examinateur externe proposé fait ou a déjà fait partie au cours des six dernières années, de la même université, du même organisme ou du même département, ou encore, de la même unité de recherche que le(s) directeur(s) de thèse ou l’étudiant;
  • l’examinateur externe proposé a collaboré à la même subvention de recherche ou a collaboré a la rédaction d’une publication de l’étudiant.

Il pourrait aussi avoir conflit d’intérêts dans l’un ou l’autre des cas suivants:

  • l’examinateur externe proposé a collaboré à la même subvention de recherche ou a été co-auteur avec le(s) directeur(s) de thèse au cours des six dernières années;
  • l'examinateur externe proposé est un représentant industriel ou gouvernemental qui participe directement ou qui a participé directement au cours des six dernières années, à des activités de collaboration avec le(s) directeur(s) de thèse ou l’étudiant. 

Bien qu’elle soit incomplète, cette liste illustre la nature d’éventuels conflits à éviter.

Procédures d’évaluation

Tous les examinateurs doivent soumettre un rapport d’évaluation écrit et détaillé. Avant même la soutenance de thèse, tous les rapports, ainsi que le nom de l’examinateur doivent être acheminés à l’étudiant, au(x) directeur(s) de thèse et aux autres examinateurs, y compris le président de la soutenance.

Les rapports des examinateurs doivent être suffisamment détaillés pour permettre à l’étudiant de se préparer pour la soutenance. Le rapport doit clairement indiquer que l'examinateur a jugé la thèse prête pour la défense. Pour les thèses de doctorat, si le rapport d’un examinateur n’est pas suffisamment détaillé, le doyen de la FÉSP ou son représentant peut exiger que ledit rapport soit réécrit. Pour les thèses de maîtrise, il s’agira du doyen de la faculté d’attache de l’étudiant ou de son représentant.

La soutenance pourrait être reportée si les rapports ne sont pas reçus dans les délais fixés par le bureau responsable d’organiser la soutenance. 

Soutenance de thèse

Le processus d’évaluation une fois débuté, le bureau responsable d’organiser la soutenance fixera provisoirement une date et une heure qui doit convenir aux examinateurs, à l’étudiant et au(x) directeur(s) de thèse. Une fois que tous les rapports sont reçus une date définitive est fixée.  Si les rapports ne sont pas reçus dans les délais fixés par le bureau responsable d’organiser la soutenance, la soutenance pourrait être reportée.

VEUILLEZ NOTER: Lorsque les évaluations écrites de la thèse ont été reçues, l’étudiant peut soutenir sa thèse. Cependant, l’étudiant pourrait, après consultation avec son ou ses directeurs de thèse, préférer réviser sa thèse avant de passer à la soutenance. Si c’en est le cas, l’étudiant peut décider de retirer sa thèse de la soutenance

Dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réception des rapports d’évaluation, l’étudiant doit confirmer par écrit s’il souhaite: 

  1. soutenir sa thèse;ou, dans le cas contraire:
  2. réviser sa thèse avant la soutenance;finalement :
  3. s’il se retire du programme. 

AVIS: La décision de se retirer du programme ou de réviser la thèse avant la soutenance représente un échec qui apparaît comme une note de NS (Non satisfaisant) sur le relevé de notes de l’étudiant. L’étudiant qui a pris la décision de réviser sa thèse doit la déposer pour soutenance avec le même jury dans un délai maximal de trois (3) trimestres (sessions) consécutifs. Les révisions apportées à la version originale doivent être clairement identifiées. Les évaluateurs se prononceront sur la thèse révisée. Les procédures et verdicts d’une deuxième soutenance s’appliqueront à la thèse révisée. Si la thèse n’est pas déposée dans les délais établis, un deuxième NS sera inscrit sur le relevé de notes de l’étudiant et le dossier de l’étudiant sera fermé. 

Procédures pour la soutenance

Au début de la soutenance, le président demande à l’assistance de quitter la pièce, à l’exception des examinateurs, du ou des directeur (s) de thèse, afin de:

  1. discuter de tout problème découlant des rapports des examinateurs,
  2. d'expliquer la procédure à suivre, et
  3. de déterminer l'ordre dans lequel chaque examinateur posera les questions à l’étudiant ainsi que la période de temps accordée à chacun d’eux.

Tous les examinateurs doivent être présents lors de la soutenance.

Le président débute la soutenance en invitant l’étudiant à présenter le sujet de sa thèse sous forme d’un séminaire de 15-20 minutes pour les candidats du 2e cycle ou de 45-50 minutes pour les doctorants (PhD). C’est la responsabilité du président de s’assurer que la présentation ne dépasse pas le temps alloué. Pour les soutenances de thèses doctorales, le séminaire sera suivi d’une pause d’environ 5-10 minutes pour permettre au candidat de se préparer.

Le président invite ensuite les examinateurs (selon l'ordre préalablement établi) à poser leurs questions. Une deuxième ronde de questions est normalement demandée. Le directeur de thèse pourra faire des commentaires ou poser des questions à la fin de la période de questions.

Verdicts à la soutenance

Les examinateurs rendront leur décision selon l'un des trois verdicts suivants:

Verdict 1: La thèse satisfait aux exigences du grade mais il faut y apporter  des corrections mineures. Le(s) directeur(s) de thèse s'assureront que toutes les corrections ont été effectuées, tel qu'exigé par le jury. Les corrections doivent être apportées et la version finale de la thèse être déposée dans un délai maximal de trente (30) jours après la date de la soutenance. 

Verdict 2: La thèse satisfait aux exigences du grade mais il faut y apporter des corrections/révisions majeures. Le jury, en consultation avec le(s) directeur(s) de thèse, doit décider si les révisions et corrections requises doivent être vérifiées par le(s) directeur(s) de thèse OU le(s) directeur(s) de thèse et un ou plusieurs examinateurs. L’étudiant doit effectuer les révisions et corrections nécessaires et déposer la version finale de sa thèse dans un délai de cent vingt (120) jours après la date de la soutenance. L’étudiant doit s’inscrire à un trimestre (session) au cours de cette période de 120 jours.

Verdict 3: La thèse NE satisfait PAS aux exigences du grade. La thèse doit subir des révisions et le processus d'évaluation et de soutenance doit recommencer avec le même jury. Le verdict 3 est considéré comme un échec et apparaîtra sur le relevé de notes de l’étudiant comme une note de NS (Non satisfaisant). 

Verdict partagé

Dans le cas où les examinateurs ne peuvent rendre un verdict unanime, la procédure à suivre est la suivante:

  1. le président de la soutenance notera les verdicts individuels des examinateurs ou, si un examinateur le demande, procèdera à un vote secret.
  2. si deux examinateurs ou plus rendent un verdict 3, le président inscrira un verdict 3 comme décision finale.
  3. dans tous les autres cas, le président inscrira un verdict 2 final et le jury en consultation avec le(s) directeur(s) de thèse décidera quelles modifications doivent être apportées à la thèse et choisira celui qui sera chargé d’approuver ces modifications.

Deuxième soutenance ou soutenance après l’évaluation de la thèse révisée

Le même jury  évaluera la thèse révisée et participera à la soutenance. La procédure pour organiser la réévaluation et la deuxième soutenance est la même que celle qui s’applique à la première soutenance.  Lorsqu’un étudiant décide de réviser sa thèse avant la soutenance (voir 11.2.2.b), les verdicts qui s’appliqueront à la soutenance après l’évaluation de la thèse révisée sont les mêmes que ceux qui s’appliquent lors d’une deuxième soutenance.

Les verdicts possibles à la deuxième soutenance ou à la soutenance après l’évaluation de la thèse révisée sont les suivants: 

Verdict 1: La thèse satisfait aux exigences du grade mais il faut y apporter des corrections mineures. Le ou les directeurs de thèse s'assureront que toutes les corrections ont été effectuées, tel qu'exigé par le jury. Les corrections doivent être effectuées et la version finale de la thèse doit être déposée dans un délai maximal de trente (30) jours après la date de la soutenance.

Il est à noter: Si l’étudiant ne dépose pas la version finale de sa thèse dans le délai imparti, il doit s’inscrire pour le trimestre (session) complet.

Verdict 2: La thèse satisfait aux exigences du grade mais il faut y apporter des corrections/révisions majeures. Les membres du jury en consultation avec le(s) directeur(s) de thèse,  élira celui qui devra s'assurer que les révisions et corrections requises ont été effectuées: le(s) directeur(s) de thèse OU le(s) directeurs de thèse et un ou plusieurs examinateurs). L’étudiant doit effectuer les révisions et corrections nécessaires et déposer la version finale de sa thèse dans un délai de cent vingt (120) jours après la date de la soutenance. L’étudiant doit s’inscrire à un trimestre (session) au cours de cette période de 120 jours.

IMPORTANT: Dans le cas d’un verdict 1 ou 2 à la deuxième soutenance, si l’étudiant ne dépose pas la version finale de sa thèse dans un délai maximal de 120 jours, un deuxième échec à la thèse sera attribuée et le dossier de l’étudiant sera fermé.

Verdict 3: La thèse NE satisfait PAS aux exigences du grade. Un verdict 3 à la deuxième soutenance est considéré comme un échec (note de NS). Il mène au retrait obligatoire de l’étudiant et à la fermeture de son dossier. 

Si à un moment donné l’étudiant décide de ne pas procéder à une deuxième soutenance, ceci est  considéré comme un second échec (NS) donnant ainsi lieu à la fermeture de son dossier.

Nomination de Thèse (obtention d’un prix)

Suite à la décision du verdict et en l’absence du ou de(s) directeur(s) de thèse, le président demande aux examinateurs s'ils sont prêts à recommander la thèse pour un prix*.

*Seuls les étudiants qui ont compléter une thèse exceptionnelle devrait être nominés pour un prix (au niveau de la Faculté et au niveau universitaire). Le rapport du jury et leurs commentaires jouent un rôle majeur dans le processus de nomination de thèse. Dans le cas de thèses de doctorat, le rapport de l’évaluateur externe est de grande importance.

 

Une version complète des règlements gouvernant les thèses est disponible ici.

 

 
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