Bienvenue au Bureau de la transformation des affaires de la Faculté de médecine

Hendry Ford's quote

Le Bureau de la transformation des affaires (BTA) veille à optimiser les processus et les activités qui ont cours à la Faculté de médecine. Notre équipe contribue à améliorer et rationaliser les flux de travail, à accroître la productivité et à cerner des économies possibles dans le but d’améliorer l’expérience du personnel, du corps professoral et des apprenants. L’essentiel de notre quotidien consiste à :

  • effectuer des recherches et des analyses sur les processus et les activités en vigueur;
  • présenter des suggestions à l’équipe de leadership de la Faculté pour rationaliser les processus administratifs et automatiser certaines tâches de routine, de façon à permettre au personnel et aux membres du corps professoral d’accorder plus de temps à l’appui aux apprenants; 
  • travailler en collaboration avec les départements pour faciliter la mise en œuvre des améliorations aux processus;
  • promouvoir la culture de l’amélioration continue à la Faculté en continuant à peaufiner les processus et activités en vigueur et à optimiser les nouvelles approches adoptées (en se fiant aux mesures et aux recherches pertinentes).

Récemment, le BTA a notamment travaillé à réduire le coût des impressions XEROX en limitant le nombre d’impressions couleur, à éliminer les coûts de téléphonie associés aux télécopieurs, à automatiser les demandes d’allocation des résidents pour leur travail de garde, ainsi qu’à appuyer l’amélioration continue au sein de la Faculté en présentant les communautés de pratique en tant qu’outils pour aider les administrateurs à résoudre divers problèmes liés au service.

 

Transmettre vos idées

Notre approche

Voici comment nous procédons :

Au fil des prochains mois, votre département, équipe ou bureau pourrait être invité à travailler avec le BTA. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de notre approche.

Lorsque le BTA est appelé à se pencher sur un processus ou une activité interne à améliorer, il procède par phase aux étapes qui suivent.

Phase 1 : évaluation des processus en vigueur

1. Définition de la portée du projet
Nous établissons clairement les priorités d’amélioration et les objectifs du projet.

2. Mesure de l’efficacité actuelle du processus ou de l’activité
Nous examinons le processus opérationnel, ciblons les enjeux ou les préoccupations et recueillons les données de rendement pertinentes.

3. Analyse et définition des éléments non optimisés
À l’aide des données et des renseignements recueillis à l’étape précédente, nous déterminons la cause profonde des manques d’efficacité.

Phase 2 : recommandations

4. Élaboration des possibilités d’amélioration
Après avoir cerné les raisons pour lesquelles les processus ne sont pas optimaux, nous travaillons en collaboration avec les membres du corps professoral et du personnel pour y apporter des améliorations.

Phase 3 : mise en œuvre

5. Mise en œuvre et évaluation des nouveaux processus pour en assurer l’efficacité à long terme
Nous contribuons à la mise en œuvre des nouveaux flux de travail, y compris lorsqu’il y a automatisation de ces derniers, et définissons des indices de mesure tangibles pour évaluer les nouveaux processus et favoriser l’apport éventuel de nouvelles améliorations.

Notre philosophie du changement

Nous savons que le changement n’est pas toujours un processus facile. Or, notre approche consiste invariablement à créer une expérience plus agréable pour toutes les parties prenantes. À cette fin, le BTA de la Faculté de médecine applique notamment les pratiques exemplaires ci-dessous :

  • améliorer les processus opérationnels de la Faculté en mettant l’accent sur le service afin d’accroître la satisfaction de toutes les parties prenantes;
  • accroître l’efficacité et la fiabilité des processus en réduisant le temps nécessaire à l’accomplissement de tâches opérationnelles, en redéfinissant les processus ou en éliminant les chevauchements grâce au regroupement de certaines activités;
  • favoriser la flexibilité en concevant de nouveaux processus qui permettent aux membres du personnel de mieux s’adapter aux défis opérationnels en constante évolution;
  • améliorer la qualité et l’efficacité du travail, notamment en automatisant les tâches répétitives, très structurées et de routine, de façon à permettre à la Faculté d’allouer davantage de ressources à des priorités plus stratégiques.
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