Description du poste de directeur de programme

Sous la direction du vice-doyen des études médicales postdoctorales et du directeur du département (ou chef de la division), le directeur de programme à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa est chargé de l’administration générale du programme de résidence afin d’assurer sa réussite. Le ou la titulaire du poste veille à ce que le programme réponde à toutes les normes d’agrément établies par le collège ou les organismes de réglementation pertinents (par ex. le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, le Collège des médecins de famille du Canada et l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario), et s’assure que les stagiaires s’épanouissent et obtiennent une excellente expérience dans le milieu d’apprentissage.

Qualifications et attentes

Le directeur de programme doit :

  • être un membre en règle du corps enseignant.
  • posséder une aptitude solide pour le leadership.
  • être en mesure de négocier, d’assumer le rôle de médiateur des conflits et de défenseur, et de résoudre les problèmes.
  • posséder des compétences solides en communication et en relations interpersonnelles.
  • savoir interpréter et appliquer les politiques et procédures, assurer un suivi adéquat et veiller à la production de rapports pertinents à l’intention de la haute direction.  
  • connaître la gestion du rendement et être en mesure de veiller à ce qu’une rétroaction efficace soit offerte en temps opportun.  
  • faire preuve d’un engagement envers l’apprentissage continu.
  • Remplir l’outil de rétroaction multisource dans les 12 premiers mois à son poste de DP, puis tous les trois ans.
  • Participer à un atelier de perfectionnement professionnel destiné aux directeurs de programme dans le cadre de la CIFR (gratuit pour les nouveaux DP) ou offert par un autre fournisseur de formation (le Bureau des études médicales postdoctorales élaborera des formations), dans les 12 mois suivant son entrée en poste.
  • Participer à l’atelier Conversations cruciales dans les deux années suivant son entrée en poste.
  • Soyez au fait des meilleurs principes et pratiques en matière de formation postdoctorale

Exigences liées aux ressources

Afin d’assumer de façon adéquate les tâches inhérentes à ce poste, le directeur de programme doit :

  • consacrer une période de temps adéquate pour assumer les responsabilités nécessaires.
  • avoir le soutien du directeur du département ou de la division pour s’assurer que des ressources adéquates sont fournies et que des possibilités de perfectionnement sont offertes au directeur de programme. 
  • disposer d’un soutien administratif – administrateur de programme (AP).
  • posséder un espace de bureau localisé et équipé de façon adéquate, près des résidents, de l’administrateur du programme et des dossiers des résidents. 

Responsabilités

  • Connaître les normes d’agrément et s’y conformer.
  • Se conformer aux lignes directrices établies par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et le Collège des médecins de famille du Canada pour assurer la réussite et l’agrément du programme.
  • Collaborer avec le directeur du département ou de la division, et avec les membres clés du corps professoral en vue de préparer l’examen d’agrément, et fournir des documents sur les exigences à cette fin. 
  • Constituer et présider le comité du programme de résidence, et diriger le programme de façon à ce qu’il réponde aux normes d’agrément générales et particulières, y compris la sélection et la planification de stages, de cursus et d’autres activités et événements de formation, et le choix de lieux de formation. 
  • Superviser l’établissement du plan de formation pour le programme, et y contribuer. 
  • Siéger au comité des études postdoctorales de la Faculté de médecine.
  • Diriger et mettre en œuvre le processus de sélection des jumelages des résidents en prenant les décisions de façon professionnelle et éthique (si cela s’applique au programme).  
  • Planifier et défendre la croissance du programme selon les évaluations provinciales des effectifs et de la qualité et la capacité du programme.
  • Réaliser l’évaluation du programme en temps opportun, ce qui comprend l’examen de ce qui suit :
    • chaque composante de l’expérience de formation, en vue d’en assurer la qualité et d’atteindre les objectifs fixés;
    • les manuels relatifs aux objectifs et les manuels relatifs aux opérations;
    • l’utilisation optimale des ressources et installations disponibles;
    • le système d’évaluation du rendement des résidents dans tous les domaines, fondé sur les rôles de CanMEDS ou sur les quatre principes de la médecine familiale;
    • la documentation nécessaire à l’agrément;
    • les opinions et les préoccupations des résidents et leur évaluation formelle de la faculté, des stages et du programme.
  • Participer activement à l’examen du programme et rédiger la documentation nécessaire aux fins de l’agrément.
  • Posséder une connaissance pratique des politiques et procédures des études médicales postdoctorales et du Conseil des études postdoctorales des facultés de médecine (affichées sur le site Web des études médicales postdoctorales de l’Université d’Ottawa).
  • Assurer le respect du contrat entre le PARO et le CAHO.
  • Offrir un soutien et une orientation à l’administrateur des programmes et une rétroaction constructive au besoin. 
  • Assurer la liaison entre le Bureau des études médicales postdoctorales et le département, et communiquer efficacement les renseignements pertinents.
  • Faciliter la planification de carrière et participer à la planification de la formation et du perfectionnement des résidents pour qu’ils aient accès à un perfectionnement professionnel continu. 
  • Organiser le processus d’admission et y participer par l’intermédiaire d’un service de jumelage des résidents, par ex. le CaRMS, ce qui comprend la réalisation d’entrevues, le classement et la sélection des candidats (si cela s’applique au programme).  
  • Réaliser des examens réguliers du rendement individuel et offrir une aide, un plan de rattrapage et des activités de formation supplémentaires en vue d’une amélioration au besoin. 
  • Évaluer les résidents et recommander leur promotion, conformément aux politiques existantes. 
  • Veiller à ce que les résidents connaissent le mécanisme d’appel et assurer la justesse des procédures, la prise rapide de décisions raisonnables et la transparence du programme. 
  • Veiller à ce que des services de counselling soient mis à la disposition des résidents et répondre à leurs difficultés telles que celles liées au stress, à leur bien-être et aux problèmes d’apprentissage. Défendre le bien-être et le perfectionnement des résidents, obtenir de l’aide des études postdoctorales en matière de rattrapage, notamment du Bureau du bien-être et des autres ressources disponibles.
  • Assurer l’organisation, la pertinence et la mise à jour d’activités d’enseignement formelles. 
  • Veiller à ce que tous les outils nécessaires pour réaliser les examens, les évaluations et les mécanismes de rétroaction soient en place. 
  • Assurer la mise en place d’un processus clair et efficace pour faciliter la réalisation des rapports d’évaluation en cours de stage dans les 28 jours suivant la fin du stage, en vue d’offrir une rétroaction efficace et opportune aux résidents. Produire des rapports d’étape à l’intention du directeur du département ou de son délégué, pour que des mesures adéquates soient prises.

Processus de nomination

  • Le directeur de programme doit être sélectionné au moyen de processus mis en place par le directeur du département ou de la division. Les nominations et les renouvellements doivent être approuvés par le vice-doyen des études médicales postdoctorales. 
  • Il s’agit de nominations de trois ans pour la médecine familiale et de cinq ans pour tous les autres programmes, renouvelables une fois, si les évaluations annuelles sont favorables. 
ComitéDate d’approbation
Comité des Études médicales postdoctorale    27 mai 2015
Comité des Études médicales postdoctorale, révisé30 septembre 2015
Comité des Études médicales postdoctorale, révisé27 janvier 2016
Conseil de la Faculté
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