Subventions de voyage

Subventions de voyage de la Faculté de médecine pour les activités liées à la recherche :

Avant de voyager

Il est important de soumettre votre demande de pré-approbation des dépenses de voyage bien à l’avance de votre projet de voyage (au moins deux semaines avant). Aucun financement rétroactif ne sera attribué.

Les subventions sont accordées à la condition que votre directeur de thèse fournira également une contribution au coût du voyage. Une présentation est nécessaire avec une confirmation de l'acceptation avant de postuler pour une subvention.

Vous devez soumettre les formulaires suivants :

Les deux formulaires doivent être signés par l'étudiant et son superviseur.

1. Pré-approbation des dépenses de voyage

Un FOAP doit être indiqué avant d'obtenir un numéro de bon de commande (PO#).

  • Si votre superviseur a des fonds administrés par l'Université d'Ottawa, ils auront un FOAP. Si vous ne demandez pas de l’argent de votre programme ou de la FESP, vous pouvez soumettre le formulaire directement au bureau financier de la faculté de médecine (RGN3021) pour obtenir un numéro de bon de commande (PO#).
  • Si votre superviseur n'a pas des fonds administrés par l'Université d'Ottawa et que vous demandez des fonds de votre programme, vous devez apporter le formulaire au secrétariat administratif de votre département pour l'approbation du directeur du programme. Après obtenu l’approbation du directeur du programme, un FOAP vous sera assigné. L'étudiant devra ensuite soumettre le formulaire de pré-approbation ainsi que le formulaire de subvention de voyage (voir ci-dessous) au bureau financier de la faculté de médecine (RGN3021) afin d’obtenir un numéro de bon de commande (PO#).
2. Subventions de voyage pour conférence

Veuillez soumettre ce formulaire directement à la FESP via grdaward@uottawa.ca. Vous devez également soumettre une copie à votre secrétariat administratif lorsque vous demandez des fonds de votre programme.

Les deux formulaires doivent être soumis au moins deux semaines avant votre voyage afin de vous assurer d'avoir les approbations et signatures nécessaires.

Directives générales sur la façon de préparer un remboursement de voyage

Si votre voyage ou une partie est subventionné par votre programme, vous êtes responsable d’obtenir l’autorisation nécessaire de votre programme en communiquant avec votre secrétariat administratif.

Le formulaire de « Demande de remboursement de frais de voyage » doit être rempli conformément aux consignes du Règlement 21 et de la Méthode 16-11.

  • Indiquez bien votre adresse postale actuelle ainsi que votre numéro de bon de commande (PO#) sur le formulaire afin de vous assurer que votre remboursement soit envoyé à la bonne adresse.
  • Tous les reçus de voyage et de repas devront être soumis avec votre demande. Le montant maximal exigible pour les dépenses admissibles est indiqué dans le Règlement 21 et la Méthode 16-11.
  • Toute dépense doit être détaillée sur une base quotidienne. Chaque jour de votre voyage, les reçus de la journée doivent être numérotés et indiqués sur votre demande de remboursement (dans la colonne de droite), puis collés à l'aide de ruban adhésif (pas d'agrafe) sur une feuille de papier vierge. Vous devez également indiquer la date et votre nom en haut de chaque page. Les cartes d'embarquement peuvent être collées sur une seule feuille.
  • Si vous ne pouvez fournir un ou plusieurs reçu(s), il vous faut remplir le Formulaire pour reçus manquants, (XLS) lequel devra par la suite être approuvé par les Services financiers.
  • N'inscrivez pas le montant total des dépenses qui couvrent plus d'une journée (par exemple, le total des coûts liés à votre hébergement devrait être divisé et ajouté à vos dépenses quotidiennes, et les dépenses telles que les frais d'Internet devraient être placées dans la catégorie des frais divers). Assurez-vous de justifier, le cas échéant, les frais liés à l'utilisation d'Internet (les raisons pour lesquelles vous avez eu besoin d'utiliser Internet).
  • Il est obligatoire que vous fournissez un aperçu du programme (le programme ou l'ordre du jour de l'événement) lorsque vous présentez une demande de voyage.
  • Veuillez préciser votre relation au projet de recherche et votre numéro d'étudiant (étudiant de maîtrise, de doctorat, etc.)
  • Utilisez le formulaire Demande de remboursement de frais de voyage en ligne le plus récent.
  • Remplissez le formulaire par voie électronique. En raison des différentes taxes applicables, il est important d'utiliser le formulaire de remboursement des frais de voyage correspondant à la province ou au pays où vous vous rendez.
  • En toutes circonstances, vous devez nous fournir l'approbation du chercheur principal ou de son délégué, les reçus ORIGINAUX, les cartes d'embarquement, le programme de la conférence, l'affiche de l'événement et la justification des dépenses. Si vous voyagez à l'étranger, votre relevé de carte de crédit vous assurera que vos dépenses seront entièrement remboursées selon leur équivalent en dollars canadiens. Si vous ne pouvez pas nous fournir votre relevé de carte de crédit, utilisez le taux de change de la Banque du Canada et assurez-vous de l'inclure dans votre demande de remboursement. Le taux de change utilisé devrait être celui de la moyenne de toute la durée du voyage.
  • Lorsque vous voyagez à l'étranger, vous engagez certaines dépenses en dollars canadiens (pour le taxi, par exemple) et d'autres en devises étrangères. Par conséquent, vous devrez remplir et nous soumettre deux formulaires avec les reçus de vos dépenses pour une seule et même demande de remboursement (un formulaire pour les dépenses engagées au Canada et l'autre, pour celles engagées à l'étranger).
  • Vous devez soumettre votre demande de remboursement directement au Bureau des finances (RGN 2129)

Assurez-vous de faire en sorte que votre demande soit traitée en temps opportun.

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