Demandes Académiques

COMITÉ CONSULTATIF DES NOMINATIONS FACULTAIRES

MANDAT

PRÉAMBULE

Le Comité consultatif des nominations facultaires (CCNF) conseille le doyen au sujet des nominations au sein du corps professoral de cliniciens (MD) et de scientifiques cliniciens (Ph. D.) qui participent, spécifiquement, au processus des soins aux patients. Le CCNF ne se penche pas sur les nominations des spécialistes des sciences fondamentales qui ont des nominations dans des instituts de recherche et qui ne participent pas aux soins des patients. L’examen de leurs dossiers sera simplifié par les départements des sciences fondamentales, et des plans sont en cours d’élaboration pour officialiser le processus d’examen parallèlement au présent travail.

Le présent document décrit le CCNF en deux sections.

• Section 1 – Mandat
• Section 2 – Procédures

Le 1er juillet 2013 est la date d’entrée en vigueur des exigences et des normes de demande précisées dans le présent document. Les définitions et processus liés au CCNF, dont les exigences et normes de demande, se trouvent à la Section 2.

SECTION 1 – MANDAT

1.1 BUT

Ce Comité a pour but d’établir un processus de référence pour les futures nominations à la Faculté de médecine. Le Comité examinera les nominations facultaires dans un des rangs suivants : chargé de cours, professeur adjoint, professeur agrégé, professeur titulaire.

Le CCNF est responsable de ce qui suit :

• approuver toutes les nominations professorales cliniques de l’Université à l’exception de celles des professeurs auxiliaires. Les nominations à titre de professeur auxiliaire sont soumises par le doyen aux fins d’examen et ne comprennent pas de rang professoral;
• recommander le rang professoral des candidats pour les nominations qui ne sont pas déjà déterminées par le Comité des promotions;
• s’assurer que des processus et des normes de nomination professorale sont en place.

1.2 AUTORITÉ

Les nominations professorales pour les cliniciens (MD) et les scientifiques cliniciens (Ph.D.) sont régies par la Politique sur les nominations de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.

Le CCNF conseille le doyen relativement aux nominations des membres cliniciens du corps professoral et fait des recommandations sur le rang professoral des candidats en nomination. Les décisions finales concernant les nominations reviennent au doyen et au Bureau des gouverneurs.

1.3 TÂCHES

Le CCNF effectue une analyse documentaire des demandes présentées par le directeur de département ou le chef de division concerné, en appliquant des normes propres au secteur pour évaluer avec justesse et uniformité les mérites des demandes de nomination. Les décisions de report d’une demande sont prises par consensus ou vote. Les décisions d’acceptation d’une demande font l’objet d’une recommandation au doyen.

1.4 CHAMP D’APPLICATION

Le champ d’application du CCNF est le suivant :

• Nouvelles nominations à temps plein et à temps partiel;

Les directeurs de département ont le choix de présenter au CCNF des nominations qui entraînent des changements de rang aux fins d’examen et de recommandation;

Le directeur de département concerné a la responsabilité de signaler au Cabinet du doyen les changements de rang dans le corps professoral.

1.5 EXAMEN DES NOMINATIONS - APPELS

Le directeur de département, ou le chef de division concerné peuvent en tout temps en appeler au doyen de la recommandation faite par le CCNF relativement à une demande, ou présenter de nouveau la demande au CCNF en fournissant plus d’information.

1.6 MEMBRES

Le doyen nomme dix (10) membres au Comité consultatif des nominations facultaires, dont le président, en fonction d’une représentation pertinente des départements établie par le doyen. Au moins trois (3) membres sont des directeurs de départements cliniques, dont un (1) comptant des scientifiques cliniciens (Ph. D.) dans son département.

Chaque membre du Comité siège pour un mandat de trois (3) ans et peut, à la demande du doyen, siéger pour un mandat additionnel, sur recommandation du président du CCNF. Le Bureau des affaires professorales fournit du soutien administratif au CCNF.

Le vice-doyen aux affaires professorales siège au Comité à titre de membre d’office sans droit de vote.

1.7 RÉUNIONS
 

Le CCNF se réunit environ une fois par mois, soit en personne ou par téléconférence. Le président et les membres du CCNF déterminent les dates des réunions et les sujets de discussion.

Le quorum est fixé à quatre (4) membres présents, dont le président du Comité ou le membre du Comité délégué.

1.8 EXAMEN DES CONDITIONS ET PROCÉDURES

Les conditions et procédures liées au CCNF sont réexaminées tous les deux (2) ans; les révisions doivent être approuvées par le doyen.

1.9 REDDITION DE COMPTES

Le CCNF relève du doyen de la Faculté de médecine.

Recommandations pour chaque demande de nomination présentée par le directeur de département ou le chef de division concerné après chaque réunion.

Suggestions de changement aux procédures du CCNF, au besoin.

Rapport annuel des nominations approuvées ou reportées.

L’évaluation du rendement du CCNF est laissée à la discrétion du doyen.

SECTION 2 : PROCÉDURES

2.1 DÉFINITIONS CLÉS

Catégories des nominations professorales : Il y a deux (2) catégories de nomination pour les membres cliniciens du corps professoral : nomination professorale clinique à temps plein; et, nomination professorale clinique à temps partiel. Chacune des catégories des nominations professorales est définie par le temps moyen consacré aux activités pédagogiques au cours d’une année, comme décrit ci-dessous :

Temps plein : Le médecin ou scientifique clinicien (Ph. D.) consacre, comme approuvé par le directeur de département et le doyen (et selon la description du poste professoral), quatre (4) journées complètes ou plus par semaine aux activités pédagogiques, à l’Université, à un institut de recherche ou à un hôpital entièrement affilié, à un hôpital communautaire affilié ou à une pratique de santé communautaire affiliée entretenant une relation avec l’Université d’Ottawa.

Temps partiel : Le médecin ou scientifique clinicien (Ph. D.) consacre, comme approuvé par le directeur de département et le doyen (et selon la description du poste professoral), entre une (1) et quatre (4) journées par semaine aux activités pédagogiques, à l’Université, à un institut de recherche ou à un hôpital entièrement affilié, à un hôpital communautaire affilié ou à une pratique de santé communautaire affiliée entretenant une relation avec l’Université d’Ottawa. Un protocole d’accord précise le nombre de journées par semaine.

L’activité volontaire (mais non payée) dans d’autres établissements d’enseignement peut être admissible à titre d’activité professorale approuvée. Le détachement à un autre employeur est à la discrétion du directeur de département et tout changement à la catégorie de la nomination se fait en fonction du Règlement sur les congés universitaires.

Mission universitaire : Buts et objectifs écrits de l’Université.

Rang professoral : Rang d’un membre du corps professoral à titre de chargé de cours, de professeur adjoint, de professeur agrégé ou de professeur titulaire.

Membre auxiliaire du corps professoral : Un universitaire, artiste ou professionnel peut être nommé professeur auxiliaire dans une unité scolaire de l’Université d’Ottawa afin de remplir une fonction pédagogique spécifique et utile – comme la supervision de stagiaires, de travaux de recherche ou de thèses, ou la présentation de séminaires, d’ateliers ou de cours spéciaux – qui, dans les circonstances – n’est pas effectuée par des membres du corps enseignant. Les nominations au niveau de professeur auxiliaire reposent sur le temps consacré au travail pédagogique, plutôt que sur le rang professoral. Il n’y a pas de cheminement de carrière lié à une nomination à titre de professeur auxiliaire.

Le mandat d’un professeur auxiliaire ne doit pas excéder 36 mois, mais il n’y a pas de limite quant au nombre de renouvellements d’une telle nomination. Le processus de renouvellement d’une nomination de professeur auxiliaire est dirigé par le directeur de département, qui fait une demande écrite au doyen.

Hôpital d’enseignement affilié : Hôpital, hôpital communautaire ou autre établissement médical affilié à une école de médecine qui fournit aux stagiaires de la formation et des expériences pratiques supervisées.

Autre programme de financement (APF) : Entente multipartite de partage financier et des ressources qui reconnaît et appuie la contribution pédagogique des médecins travaillant dans un centre universitaire des sciences de la santé.

Centre universitaire des sciences de la santé (CUSS) : L’université et l’hôpital qui assument les fonctions de formation et de services cliniques, et qui assument un rôle de recherche dans un institut ou un département de recherche.

Directeur : Directeur d’un département universitaire dans lequel le membre du corps professoral a une affectation principale.

Membre clinicien du corps professoral (MD) : Médecin universitaire détenteur d’un permis d’exercice de la médecine en Ontario, qui a une affectation conjointe dans une entité clinique (hôpital entièrement affilié, hôpital communautaire ou pratique de santé communautaire affiliée entretenant un lien avec l’Université d’Ottawa) et dans un département clinique de la Faculté de médecine.

Scientifique clinicien (Ph. D.) : Scientifique participant au processus de soins aux patients.

Éducation médicale régionalisée (EMR) : Éducation médicale offerte à l’extérieur du milieu habituel de soins tertiaires. Les lieux d’enseignement peuvent être dans de petites communautés ou des communautés rurales, ou encore dans de grands centres ou de petites villes.

Analyse des répercussions : Formulaire distribué par l’entremise de la haute direction d’un hôpital d’enseignement affilié qui précise les ressources requises pour appuyer la nomination.

Lettre de nomination : Lettre signée par le médecin ou le scientifique clinicien (Ph. D.), le chef de la division et le directeur de département qui définit les responsabilités en matière de recherche et d’enseignement du membre du corps professoral, de même que toutes les fonctions pédagogiques et administratives connexes. La lettre de nomination précise la reddition de comptes, le soutien financier, les honoraires, les primes, etc. qui s’appliquent à la nomination.

Protocole d’accord : Entente qui stipule le cheminement de carrière ou la description de poste professoral, les conditions de travail et les attentes liées à la nomination. Il est préparé par le chef de la division ou le directeur de département et signé par le médecin ou le scientifique clinicien (Ph. D.), le chef de division de la division et du département concernés et le doyen.

2.2 PROCESSUS D’APPROBATION POUR LA NOMINATION DES MEMBRES CLINICIENS DU CORPS PROFESSORAL

Le CCNF recommande ou non une nomination au doyen. Il peut aussi demander plus d’information sur une demande.

Le Comité communique avec le directeur de département durant tout le processus de demande. Toutes les questions et préoccupations relatives à la demande sont dirigées vers le directeur de département, et ce dernier est copié sur toutes les recommandations faites au doyen.

L’échange d’information se fait librement du président du Comité au doyen.

2.3 CRITÈRE POUR LA DÉCISION RELATIVE AU RANG

Les candidats qui consacrent, en moyenne au cours d’une année, plus d’une journée par semaine de leur temps professionnel aux activités pédagogiques peuvent être pris en considération pour une nomination à titre de chargé de cours, de professeur adjoint ou agrégé et, exceptionnellement, de professeur titulaire.

2.4 EXIGENCES POUR LA NOMINATION

La nomination à un rang professoral vise la composante du travail de clinicien ou de chercheur qui met spécifiquement l’accent sur l’avancement de la mission professorale de l’Université d’Ottawa. Tous les cliniciens nommés au rang de chargé de cours participent à des activités qui ont une importance cruciale pour l’Université. Deux (2) groupes de cliniciens sont compris dans le rang des chargés de cours : ceux qui ont l’intention d’occuper ce rang à titre de point de départ pour avancer davantage; et, ceux qui participent à l’enseignement des étudiants, mais qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion au niveau professoral. Le travail des chargés de cours qui n’ont pas l’intention d’obtenir de promotion professorale est essentiel à la mission des hôpitaux et des établissements communautaires. Compte tenu de leur enseignement aux étudiants et aux résidents et de leur contribution clinique, la valeur de ces cliniciens est primordiale.

CHARGÉ DE COURS

Une nomination initiale au rang de chargé de cours exige :

le titre de médecin détenteur d’un permis d’exercice de la médecine en Ontario, ou de Ph. D.;

la formation clinique requise;

les titres de compétences requis en fonction du site hospitalier ou du milieu communautaire concerné. Le département définit les titres de compétences précis, comme l’Association canadienne de protection médicale (ACPM).

PROFESSEUR ADJOINT

Une nomination initiale au rang de professeur adjoint exige :

le titre de médecin détenteur d’un permis d’exercice de la médecine en Ontario, ou de Ph. D.;

la formation clinique requise;

les titres de compétences requis en fonction du site hospitalier ou du milieu communautaire concerné. Le département définit les titres de compétences précis, comme l’ACPM;

une formation additionnelle (post-résidence) d’au moins un (1) an acquise, entre autres, au moyen d’un stage de perfectionnement clinique, de la recherche ou de l’enseignement; un autre diplôme; OU, au moins un (1) an d’expérience à titre de chargé de cours;

la réalisation d’activités savantes et l’intention claire de viser une promotion professorale.

Dans les situations dans lesquelles le membre a terminé un stage de perfectionnement équivalent, mais qu’il est actuellement inscrit à un programme d’études supérieures, la nomination sera celle de chargé de cours jusqu’à la fin de ce programme menant à un grade.

PROFESSEUR AGRÉGÉ OU TITULAIRE

Le CCNF examine les dossiers des candidats qui ont une nomination au rang de professeur adjoint, agrégé ou titulaire dans une autre université pour s’assurer qu’ils répondent aux normes de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa pour le rang visé. Le directeur de département doit acheminer les demandes de promotion au moment de la nomination initiale au doyen sur recommandation du Comité du personnel enseignant du département (CPED).

2.5 EXIGENCES RELATIVES À LA DEMANDE

CHARGÉ DE COURS, PROFESSEUR ADJOINT, AGRÉGÉ ET TITULAIRE

Les demandes initiales pour une nomination clinique à ces niveaux doivent être accompagnées des documents suivants pour être présentées au CCNF :

le formulaire de demande de nomination à titre de membre clinicien du corps professoral signé par le directeur de département;

un curriculum vitae à jour (CV abrégé);

Pour les chargés de cours à temps partiel, un CV abrégé suffit

Pour toutes les demandes de rang de chargé de cours à plein temps, de professeur agrégé ou titulaire, un curriculum vitae et un CV abrégé sont requis.  Le CV doit avoir été mis à jour au cours des douze (12) derniers mois.

une description du poste professoral, s’il y a lieu;

une lettre de soutien du directeur de département;

le protocole d’accord;

des lettres de recommandation internes (deux ou trois), s’il y a lieu;

des lettres de recommandation externes (deux ou trois), s’il y a lieu. Dans les cas où seules des lettres de recommandation internes sont disponibles, trois ou quatre lettres sont exigées. Les lettres de recommandation externes sont celles fournies pour appuyer la demande du candidat aux moyens de recommandations provenant de départements autres que le département hospitalier où le candidat a une affectation.

2.6 PROMOTION DE CHARGÉ DE COURS À PROFESSEUR ADJOINT

La promotion du statut de chargé de cours à celui de professeur adjoint est un processus simplifié sur lequel se penche le CCNF. Cela peut commencer quand le candidat a occupé le poste de chargé de cours durant un (1) an, ou n’importe quand après, pour autant que le candidat ait fait preuve d’un engagement envers la mission professorale de l’Université et d’une intention claire de viser une promotion professorale. Les exigences de demande suivantes s’appliquent pour obtenir une promotion :

La lettre d’intention du candidat;

Un plan universitaire du candidat;

Un protocole d’accord mis à jour;

Un CV mis à jour au cours des douze (12) derniers mois;

une lettre de soutien du directeur de département.

Comité                                                                        Date

Comité consultatif de la Faculté                                 19 mars 2013

Conseil de la Faculté                                                   24 avril 2013

Comité exécutif du Sénat                                            21 mai 2013 (13:M05:10)

Mandat

COMITÉ DU PERSONNEL ENSEIGNANT CLINIQUE

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Composition

Le comité du personnel enseignant clinique (CPEC) se compose de 12 membres du corps professoral représentant les catégories suivantes :

• rang universitaire – professeur agrégé et professeur titulaire
• poste clinique – temps plein
• les membres doivent être largement représentatifs des départements cliniques de la Faculté de médecine dans les domaines suivants :
• Amélioration de la qualité et amélioration de la sécurité des patients
• Recherche en éducation
• Sciences fondamentales
•  Diversité (genre et bilinguisme)
• Il ne doit pas y avoir plus de deux (2) membres par département au sein du CPEC

Structure du CPEC

Le doyen préside le CPEC; il ne vote pas, même en cas d’égalité des voix. Le vice-doyen aux affaires professorales et le coordonnateur du Bureau des affaires professorales sont des membres d’office sans droit de vote.

Sept membres élus, ainsi que les membres d’office doivent être présents pour qu’il y ait quorum aux réunions du CPEC.

Sélection des membres du CPEC

Un comité des candidatures de la Faculté élu par le Conseil de la Faculté propose des candidats pour tous les postes vacants en tenant compte des critères énoncés à l’article 4.2.1.

Des procédures supplémentaires peuvent être suivies, à la condition qu’elles soient acceptées par le Conseil de la Faculté et approuvées par le Sénat, étant entendu que :

• des membres du corps professoral d’un département ou d’une division de la Faculté peuvent proposer une candidature;
• Le Conseil de la Faculté peut promulguer des règles particulières, approuvées par le Sénat, afin d’assurer une représentation équitable de certains groupes à la Faculté;
• Le Conseil de la Faculté élit les membres du CEPC.
• Tous les professeurs permanents de la Faculté de médecine peuvent être membres du CPEC, étant entendu que :
• le directeur d’un département, le secrétaire d’une faculté ou d’une section, le doyen associé, le doyen adjoint et le vice-doyen ne peuvent être membres du comité;
• un professeur ne peut être membre du comité pour plus de deux (2) mandats consécutifs;
• les membres qui font partie d’un comité du personnel enseignant de département (CPED) ne peuvent pas faire partie du CPEC.

MANDAT DES MEMBRES ET VACANCE DE POSTE

Le mandat des membres du CPEC est de trois (3) ans suivant l’approbation par le Conseil de la Faculté. Afin d’assurer une certaine continuité, les mandats sont établis en rotation.

Un membre du CPEC qui s’absente à trois (3) réunions consécutives du CPEC dans une année doit démissionner du comité. Toute vacance ainsi créée est comblée sur la recommandation du Comité des candidatures de la Faculté, tel qu’énoncé ci-dessus.

Les personnes qui sont membres du CPEC sont réputées être membres du CPEC aux fins du présent document.

MANDAT DU CPEC

Fait des recommandations sur des sujets concernant les membres que lui confie le présent mandat, notamment la promotion, les congés sabbatiques, les demandes d’éméritat, ou sur d’autres sujets, à la demande du doyen;

Donne son avis sur tout autre sujet, prévu ou non au présent mandat, à propos duquel le doyen requiert son opinion.

Le CPEC fait ses recommandations et donne son avis conformément au présent mandat et en visant à maintenir, au sein de la Faculté, des normes appropriées dans les domaines de sa mission professorale : clinique, éducation, recherche et administration.

Comités

Date d’approbation

Faculté de médecine – Comité  consultatif de la Faculté

17 avril 2007

Faculté de médecine – Conseil de la Faculté

2 mai 2007

Université d’Ottawa, Comité exécutif du Sénat

9 juillet 2007

Conseil de la Faculté

21 mars 2017 (révision)

Comité exécutif du Sénat

5 septembre 2017

Comité des directeurs cliniques

23 mai 2018 (révision)

Conseil de la Faculté

Comité exécutif du Sénat

29 mai 2018 (révision)

9 octobre 2018 - 2018: MED:21