Gouvernance et responsabilité

Personne-ressource:

Asiya Rolston.

Groupe de travail 1 : "Definition of Academic Family Physician"

Membres chargées : Madeleine Montpetit and Elizabeth Muggah
Membres : à venir

Groupe de travail 2: Principes de gouvernance

Membres chargés : Paul Crabtree and Jay Mercer
Membres : Mark Nassim, Claire Liddy, Marjorie Pomerleau, Vik Bhagirath

Groupe de travail 3: Cadre de responsabilisation

Membres chargé(e)s : Simone Dahrouge and Farhad Motamedi
Membres : Claire Kendall, Christine Rivet, Marc Lebeau, Ed Seale, Margaret Gluszynski

Résumé et mesures à prendre issus 

Merci à tous ceux et à toutes celles qui ont participé à la retraite pour un consensus sur la gouvernance et la responsabilité, qui s’est tenue le vendredi 3 novembre à notre nouveau local d’enseignement, au 850, croissant Peter Morand. Ce fut une journée très engageante et productive. Les participants se sont collectivement entendus sur un plan pour aller de l’avant visant à mieux comprendre notre rôle en tant que médecins de famille évoluant en milieu universitaire et à définir clairement l’autorité et la prise de décision dans un modèle de gouvernance qui tient compte des contributions de notre corps professoral au moyen d’un solide cadre de responsabilité.

Grâce à notre travail sans relâche, nous établirons une solide fondation à notre département pour le présent et pour l’avenir.

Un résumé des discussions de la journée et les mesures à prendre qui guideront nos prochaines étapes sont présentés ci-dessous. Veuillez nous faire part de vos commentaires en tout temps à l’adresse fdevdfm@uottawa.ca.

Médecin enseignant

«Nous sommes tous des étoiles, mais nous ¨brillons¨ de différentes façons.»

- D^re Madeleine Montpetit

Les membres du corps professoral ont été en mesure de se reconnaître dans les quatre domaines de l’étoile (affichés à gauche) : le domaine clinique, les bourses, l’administration/le leadership et l’enseignement. Ils sont tous présents d’une certaine façon chez chacun des médecins de famille évoluant en milieu universitaire, mais peuvent prendre de l’ampleur ou s’amenuiser au long de leur carrière. Une vraie définition tiendra compte de cet élément fondamental, sera dynamique en permettant une évolution et favorisera l’engagement dans les quatre domaines.

MESURES À PRENDRE : Le groupe de travail 1 préparera une définition exhaustive d’un médecin de famille évoluant en milieu universitaire qui est claire et inclusive, et à laquelle les membres de notre corps professoral peuvent s’identifier.

Modèle de gouvernance

Les discussions sur le modèle de gouvernance du département indiquent un grand besoin de clarté. Un modèle a été proposé selon les conclusions du groupe de travail et les commentaires fournis lors de la retraite du corps professoral en octobre. Trois scénarios ont été présentés au groupe afin de mettre à l’essai le fonctionnement du modèle, ce qui a soulevé des questions sur la prise de décision, les mécanismes de résolution de désaccords ainsi que les rôles et l’autorité des comités du DMF et de FMAO.

La directrice et le groupe de travail 2 avaient comme tâche de considérer les préoccupations et d’élaborer un modèle élargi qui soit clair et transparent, et par lequel notre corps professoral serait mieux servi.

MESURES À PRENDRE : La directrice du DMF doit rencontrer le responsable de FMAO et les membres du groupe de travail 2 pour préparer un modèle de gouvernance qui définit clairement l’autorité et les processus décisionnels. 

Cadre de responsabilité

Un système de points qui accorde des valeurs aux activités fondamentales et supplémentaires a été proposé pour saisir, reconnaître et récompenser efficacement le travail acharné que font les membres de notre corps professoral. Une méthode en quatre étapes pour élaborer ce système a été proposée, elle comprend :

1. Déterminer les activités admissibles

2. Attribuer une valeur aux activités

3. Établir les responsabilités

• Définir les attentes
• Définir la qualité

4. Déterminer l’incidence des mesures

Le groupe a convenu d’aller de l’avant avec cette méthode.

MESURES À PRENDRE : Établir un nouveau groupe de travail pour élaborer un plan visant à déterminer et à définir les activités fondamentales et supplémentaires, ainsi qu’un système de points clair et juste.

Merci à toutes les personnes qui ont formulé des commentaires sur la définition proposée. Nous sommes heureux de vous présenter le document approuvé.

Voir la définition

Pendant la retraite pour un consensus qui a eu lieu le 3 novembre 2017, les membres de notre corps professoral se sont réunis et ont participé à une discussion qui visait à mieux comprendre 1) notre rôle en tant que médecins évoluant en milieu universitaire (voir au dessus), 2) les définitions de l’autorité et de la prise de décisions, 3) la reconnaissance des contributions des membres de notre corps professoral au moyen d’un cadre de responsabilité.

Pour les besoins des prochaines étapes, la directrice et le groupe de travail de la gouvernance ont élaboré un modèle de gouvernance qui est clair et transparent, en plus de bien répondre aux besoins des membres de notre corps professoral (voir ci-dessous).

Le sous-comité des finances a été approuvé pendant la réunion du comité consultatif du département du 12 avril 2018. Le rôle du sous-comité des finances est de prodiguer des conseils à la directrice et de lui donner un appui en ce qui a trait à la gestion, à la surveillance et à la bonne intendance des ressources financières du département en assurant la conformité à sa mission universitaire, à son plan stratégique et à son engagement à l’égard de son personnel, de son corps professoral et de ses partenaires, tout en étant responsable sur le plan financier.

Membres :

• Le président ou la présidente du comité sera choisi parmi les membres du comité consultatif du département, par élection, et aura un mandat de 3 ans.
• Trois membres du corps professoral à temps plein, représentant à titre individuel le corps professoral à temps plein.
• Un membre du corps professoral du milieu communautaire/rural.
• Un membre du corps professoral de Montfort.
• Un membre chercheur.
• Un membre de la Médecine familiale (plan de pratique) de L’Hôpital d’Ottawa.
• Le directeur ou la directrice des finances, Département de médecine familiale (non votant).
• Secrétaire (non votant).

Le groupe de travail sur le cadre de responsabilité, récemment modifié et qui est dirigé par le D^r Farhad Motamedi et le D^r Marc Lebeau, a mené des travaux pour définir ce cadre. Les principes suivants ont obtenu notre approbation :

• Un système de points aidera à procéder à la redistribution d’une partie des gains cliniques afin de reconnaître les contributions importantes que représente tout ce que font les médecins évoluant en milieu universitaire en plus de leurs activités cliniques.
• Le système de points vise à prendre en compte le fait que chaque personne concernée a sa propre « répartition » d’activités administratives, d’enseignement et de recherche, et que tous ces éléments jouent un rôle crucial dans le succès de notre département.
• Le système de points ne doit pas être désavantageux pour un membre du corps professoral et doit tenir compte des fluctuations imprévisibles. (p. ex., nombre de résidents, succès des demandes de subventions d’une année à une autre).
• Il y aurait un revenu de base garanti, fondé sur un certain nombre minimal de points.
• Une enveloppe au mérite, pour les totaux de points supérieurs au nombre de base individuel, ferait l’objet d’un partage une fois par année. Il y aurait une limite supérieure au nombre de points pouvant être attribués à une personne.

Nous espérons que nous serons en mesure de procéder à un projet pilote du cadre de responsabilité en juillet 2018.