Comme nous utilisons de plus en plus les outils en ligne pour enseigner, apprendre et communiquer, il est important d’avoir conscience des défis et des obstacles systémiques que ces outils peuvent présenter pour les participants. Nous devons toujours chercher à être aussi inclusifs que possible dans nos communications. Nos publics peuvent être très divers, au même titre que leurs besoins et leurs capacités. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à rendre vos réunions et événements en ligne plus accessibles et inclusifs.
N’ayez pas peur de demander à vos participants quels sont leurs besoins.
Vous pouvez apporter de petits ajustements pour vous assurer que ces besoins sont satisfaits. Si les participants doivent s’inscrire, donnez toujours un numéro de téléphone où une personne incapable de remplir un formulaire en ligne pourra appeler pour s’inscrire. L’ajout d’une question sur l’accessibilité sur la page d’inscription à l’événement peut vous aider à prévoir les adaptations nécessaires. Il est aussi important de gérer les attentes; si une partie de votre présentation pose des problèmes à certains utilisateurs, vous pouvez communiquer avec ces participants avant ou après la séance pour vous assurer qu’ils obtiennent, d’une manière accessible, toutes les informations importantes de la présentation.
En plus d’une adresse URL, fournissez toujours un numéro de téléphone pour participer à une réunion virtuelle, un webinaire ou un cours.
Cela offre différentes options aux personnes qui pourraient autrement avoir des difficultés à se joindre à un événement en ligne. De même, lorsque vous mentionnez des contacts pour l’inscription, le dépannage ou les questions, fournissez toujours un courriel et un numéro de téléphone, dans la mesure du possible.
Fournissez à l’avance les diapositives et les documents complémentaires de votre présentation.
Offrez aux participants la possibilité d’avoir les diapositives et les documents complémentaires par d’autres moyens, notamment par courriel, par télécopie ou par courrier postal. Cela permet à vos participants de se préparer et de concentrer leurs efforts sur leur participation. Cela peut également permettre à tout utilisateur ayant des besoins d’accessibilité de vous contacter au préalable pour prendre des mesures d’adaptation.
Partagez certains raccourcis clavier ou commandes du clavier numérique.
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Zoom |
MS Teams |
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Windows |
Mac |
Windows |
Mac |
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Activer/désactiver le son |
Alt + A |
Command + Shift + A |
Crtl + Shift + M |
Command + Shift + M |
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Activer/désactiver la vidéo |
Alt + V |
Command + Shift + V |
Crtl + Shift + O |
Command + Shift + O |
Lorsque vous participez par téléphone, vous pouvez appuyer sur *6 pour activer ou désactiver le son du micro dans Zoom et MS Teams. Dans Zoom, *9 sert également à lever ou baisser la main.
Essayez d’utiliser un bon casque d’écoute avec un bon microphone, ou un téléphone fixe, pour avoir un son de haute qualité.
Assurez-vous toujours de faire l’essai de votre casque d’écoute pour vous assurer qu’il fonctionne correctement avec la plateforme choisie. Si le signal de votre internet ou de votre téléphone portable n’est pas fiable, une ligne fixe est une excellente option de rechange pour l’audio. Cela sera particulièrement utile pour tous les utilisateurs qui ont besoin d’un son clair pour le sous-titrage pendant que vous parlez. Vous pouvez également rappeler aux participants de se nommer chaque fois qu’ils prennent la parole afin de permettre aux autres participants de savoir qui parle.
Soyez descriptif dans ce que vous présentez.
Assurez-vous de lire les points les plus importants à voix haute et faites de votre mieux pour décrire verbalement les images ou les graphiques.
Encouragez la participation au-delà de la boîte de discussion.
Outre les fonctions de discussion, il est tout aussi important de prévoir des pauses qui donnent à ceux qui ne peuvent pas taper au clavier ou qui ne sont pas sur un ordinateur la possibilité d’activer le son et de parler. Vous pourriez lire toutes les discussions pertinentes pour ceux qui ne peuvent pas les voir autrement. Si vous effectuez des sondages, prévoyez la possibilité de répondre tant à l’oral qu’à l’écrit. N’oubliez pas que les utilisateurs qui ont besoin d’un lecteur d’écran pourraient ne pas être en mesure de désactiver de manière sélective le son de tout texte affiché dans une boîte de discussion, ce qui peut être dérangeant si la boîte de discussion est très active. Assurez-vous de ne pas forcer la désactivation du son pour tous les participants, car vous mettrez en sourdine tous les participants qui ne peuvent pas utiliser le clavardage.
En fonction du sujet et des exigences de confidentialité, enregistrez vos réunions ou webinaires (lorsque cela est possible).
Cela permet de visionner votre présentation plusieurs fois et, si nécessaire, de la sous-titrer ou de la traduire.
Découvrez les fonctions d’accessibilité de la plateforme que vous utilisez.
Les plateformes de conférence disposent de certaines fonctions d’accessibilité intégrées. Consultez le site de la plateforme utilisée (telles que Zoom et MS Teams) pour les connaître. Voyez comment ces fonctions peuvent interagir avec les aides à l’accessibilité des utilisateurs (lecteurs d’écran, outils de sous-titrage, etc.). Si un de vos participants a des besoins en matière d’accessibilité, demandez-lui ce qui fonctionne le mieux. Il connaîtra probablement déjà les différentes plateformes et fonctions, et pourra vous aider à déterminer ce qui est le plus utile.
Ces conseils doivent servir de rappel pour promouvoir une culture accueillante et accessible. Nos membres et participants doivent toujours se sentir à l’aise de communiquer leurs besoins. Toute question ou suggestion doit être traitée avec respect et compréhension. Même lorsque vous savez qu’aucun participant à une réunion ou à une présentation n’a besoin de mesures d’adaptation, il est toujours bon de mettre ces principes en pratique pour encourager les comportements inclusifs.
Si vous avez des ressources supplémentaires à partager, veuillez nous les communiquer par courriel, téléphone ou courrier postal à commsdfm@uottawa.ca / 201-600 rue Peter Morand, Ottawa (ON) K1G 5Z3.
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Bergen A. How to make your virtual meetings accessible to all. 2020 May 1. Idealist. Available online at: https://www.idealist.org/en/careers/accessibility-virtual-meetings
Botterill S. How to host an accessible online meeting. 2020 June 8. AbilityNet. Available online at: https://abilitynet.org.uk/news-blogs/how-host-accessible-online-meeting
Lasser M & Lineback JK. How to make your next virtual meeting more accessible. 2020 May 18. Deque. Available online at: https://www.deque.com/blog/virtual-meeting-accessible-zoom
Leary A. How to make your virtual meetings and events accessible to the disability community. 2020 April 13. Rooted in Rights. Available online at: https://rootedinrights.org/how-to-make-your-virtual-meetings-and-events-accessible-to-the-disability-community