L'agrément est un mécanisme d’assurance de la qualité pour les facultés de médecine canadiennes et américaines qui s’effectue par le biais d’une vérification de l’adhésion d’un établissement à une série de normes. Le processus d’agrément favorise aussi l’amélioration de l’établissement et du programme.

Au Canada, l'agrément est la responsabilité du Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC), un comité de l'Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) comptant des représentants de l'Association médicale canadienne (AMC).

Le CAFMC est un comité de 15 membres votants composé d'éducateurs et d'administrateurs en médecine, de médecins praticiens, de membres du public, d’étudiants en médecine et de personnel administratif.

La durée normale de l'agrément est de huit ans. Si des problèmes importants sont relevés après la visite d'agrément complet d'un programme de médecine, le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) peut poursuivre l'agrément jusqu'à ce qu'une visite d'agrément de portée limitée soit effectuée pour déterminer comment le programme a réglé ses problèmes.Les visites d'agrément à portée limitée ont généralement lieu dans les deux ans qui suivent la visite d’agrément complet. Si le programme a fait des progrès satisfaisants ou a entièrement résolu ses problèmes, l'agrément sera maintenu pour le reste de la période de huit ans, Dans de rares cas, le CAFMC peut raccourcir la durée de l'agrément.

Ils vérifient si la faculté satisfait aux 12 normes établies par le CAFMC. Les normes relatives à la qualité des programmes de formation sont présentées dans le document intitulé Normes et éléments du CAFMC, accessible au moyen du site Web du CAFMC. Ces normes sont liées aux domaines suivants :

1. Mission, planification, organisation et intégrité
2. Direction et administration
3. Milieu universitaire et milieu d’apprentissage
4. Préparation, productivité et participation des membres du corps professoral et politiques connexes
5. Ressources pédagogiques et infrastructure
6. Compétences, objectifs et conception du programme d’études
7. Contenue du programme d’études
8. Gestion, évaluation et amélioration du programme d’études
9. Enseignement, supervision, évaluation et sécurité des étudiants et des patients
10. Sélection, affectation et progrès des étudiants en médecine
11. Aide pédagogique et au choix de carrière et dossiers scolaires des étudiants en médecine
12. Services de santé, de conseils personnalisés et d’aide financière à l’intention des étudiants en médecine

La faculté qui est soumise à l'agrément prépare de nombreux documents avec la participation des administrateurs, du corps professoral, des employés et des étudiants. Ces documents sont soumis au CAFMC environ trois mois avant la visite et sont étudiés attentivement par l'équipe d’évaluation.

La visite d'agrément commence généralement par une réunion d'information avec le doyen en soirée et se termine trois jours plus tard par une réunion de bilan avec le doyen et au président et vice-chancelier ou au provost et vice-recteur aux affaires académiques pour résumer les conclusions sur les forces et les points de non-conformité du programme. L'objectif de la visite est de vérifier et de mettre à jour l'information compilée dans l'ICD de la faculté, de clarifier les questions qui ne sont pas claires, de voir le milieu et les installations d'apprentissage et de rencontrer les administrateurs, les membres du corps professoral et les étudiants.

Un rapport préliminaire est soumis au CAFMC et au doyen pour la vérification des faits, puis un rapport final est présenté au CAFMC aux fins d’examen et de présentation de la décision finale à la faculté de médecine. Cette décision peut être accompagnée d’une demande de rapports d’étape qui décrivent les démarches effectuées pour corriger les lacunes constatées

L’avantage principal est d’encourager les facultés de médecine à examiner sérieusement et de façon détaillée les conditions et les procédés associés à leur programme d’études médicales de premier cycle. Les facultés de médecine canadiennes considèrent l'agrément comme une mesure de la qualité et il s’agit d’une source de fierté pour celles qui n'ont aucun secteur de non-conformité. La plupart des facultés de médecine ont tendance à aller au-delà de ce qui est décrit dans les normes, ce qui stimule l'innovation.

Selon le nombre et la nature des citations en cause, le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) peut demander à un programme de fournir un ou plusieurs rapports écrits (appelés « rapports d'étape ») indiquant la façon dont il a réglé ses problèmes. Il peut aussi envoyer une équipe d’évaluation pour vérifier si les problèmes ont été réglés de façon satisfaisante.

Un statut probatoire signifie que le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) juge qu'un programme ne se conforme pas aux normes d'agrément de façon convaincante et que la qualité du programme de formation de la faculté sera sérieusement compromise si les problèmes ne sont pas résolus. Un programme en période probatoire reste pleinement agréé et bénéficie de tous les droits et privilèges associés à l'agrément. Il doit toutefois aviser publiquement tous les membres du corps professoral, les étudiants, ainsi que les candidats à l’admission de la situation. Si un programme en période probatoire ne parvient pas à se conformer entièrement aux normes d'agrément dans le délai fixé par le CAFMC, son agrément peut être retiré.

Si le programme de médecine doit faire l'objet d'un examen d'agrément, le problème devrait ressortir de l'auto-évaluation de la faculté de médecine et de l'Analyse indépendante des étudiants. Il arrive parfois qu'une question jugée importante par les étudiants en médecine ne soit pas liée aux normes d'agrément (p. ex. la rareté ou le coût élevé du stationnement sur le campus). Dans de tels cas, l'équipe d’évaluation peut commenter le problème dans son rapport, mais le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) ne peut pas obliger le programme à prendre des mesures correctives, puisque le problème n'implique pas la non-conformité aux normes d'agrément.

Si un problème majeur se présente et qu'il n'est pas prévu que le programme fasse prochainement l'objet d'un examen par le CAFMC, les étudiants peuvent porter le problème à l'attention du CAFMC en présentant une plainte officielle. Les détails sur la procédure relative aux plaintes se trouvent dans le document des règles de procédure du CAFMC, accessible dans son site Web.

L'agrément représente beaucoup de travail! La tâche serait énorme sans la participation de chacun. Il est probable que plus de 100 professeurs, employés et étudiants seront mis à contribution de façon importante dans la préparation de la visite d’agrément. La documentation qui doit être soumise au CAFMC et à l'équipe d’évaluation est considérable et exige beaucoup de temps et de patience.

18 à 24 mois avant la visite d’agrément

• Le secrétariat du CAFMC établit les dates de la visite d’agrément avec le doyen de la faculté de médecine.
• Le responsable de l'agrément de la faculté entame les activités de collecte de données.
• Un comité d'étudiants responsable de l'Analyse indépendante des étudiants (AIE) est formé et commence à rédiger des questions pour l'AIE menée auprès de la population étudiante.

15 mois avant la visite d’agrément

• Le sondage pour l’AIE est distribué à la population étudiante.

15 à 12 mois avant la visite d’agrément

• La faculté nomme les membres du Groupe de travail d’auto-évaluation de la faculté de médecine. Le groupe de travail établit ses objectifs, la portée de l'étude et les méthodes de collecte de données et crée divers sous-comités
• Les étudiants chargés de mener l'AIE fournissent les données du sondage au responsable de l'agrément de la faculté et commencent une analyse indépendante des données.
• Diverses personnes ou divers groupes commencent à répondre aux questions de l'ICD.

12 à 6 mois avant la visite d’agrément

• Les étudiants fournissent l'AIE finale au responsable de l'agrément de la faculté.
• Le responsable de l'agrément de la faculté distribue le rapport de l'AIE et les sections de l'ICD complétées au groupe de travail sur l'auto-évaluation et aux sous-comités concernés.
• Les sous-comités examinent et analysent les sections pertinentes et préparent des rapports qui sont transmis au groupe de travail.
• Si ce n'est pas déjà fait, des mesures devraient être prises pour corriger les problèmes repérés par les différents sous-comités.

4 à 3 mois avant la visite d’agrément

• Le secrétariat du CAFMC envoie des instructions pour la visite au responsable de l'agrément de la faculté et une liste finale des membres de l'équipe d’évaluation au doyen.
• Le responsable de l'agrément de la faculté examine l'ICD, le rapport sommaire de l'auto-évaluation et les autres documents requis et apporte les mises à jour et les corrections nécessaires.

3 mois avant la visite d’agrément

• Le dossier d'agrément final est soumis. Il comprend l'ICD et les documents justificatifs, le rapport de l'AIE et le rapport de l'auto-évaluation de la faculté.

2 à 3 mois avant la visite d’agrément

• Le secrétaire de l'équipe d’évaluation contacte le responsable de l'agrément de la faculté pour commencer à travailler sur le programme de la visite et communique avec le coordonnateur de l'agrément de la faculté pour discuter de la planification logistique.
• Selon l'examen initial du dossier d'agrément, le secrétaire de l'équipe peut demander de l'information additionnelle, du matériel supplémentaire ou l'ajout au programme de séances avec des professeurs ou des employés précis.

2 mois avant la visite d’agrément

• Si nécessaire, des corrections ou des mises à jour de l'ICD sont envoyées au secrétaire de l'équipe d’évaluation.
• Le secrétaire de l'équipe et la faculté finalisent le programme de la visite.

1 mois avant la visite d’agrément

• Si nécessaire, des corrections ou des mises à jour de l'ICD sont envoyées au secrétaire de l'équipe d’évaluation.

Visite complète sur place

• L'équipe visite la faculté et tient une réunion de bilan.
• Le responsable de l'agrément de la faculté soumet au secrétariat du CAFMC une mise à jour contenant tout matériel supplémentaire fourni à l'équipe avant ou pendant la visite, ainsi que toute correction ou mise à jour fournie à l'équipe après la soumission initiale. Cela inclut les mises à jour et les corrections effectuées au moment de la visite.

1 à 2 semaines après la visite d'agrément

• Le secrétaire de l'équipe d’évaluation envoie une première version du rapport au secrétariat du CAFMC pour examen; les commentaires du secrétariat sont intégrés par l'équipe à une deuxième version, qui est envoyée au doyen aux fins d'examen.

2 à 4 semaines après la visite d’agrément

• Le doyen fournit de la rétroaction dans les 10 jours ouvrables. La rétroaction est intégrée au rapport final à la discrétion du secrétaire et du président de l'équipe.

4 à 6 semaines après la visite d’agrément

• Le rapport est finalisé et envoyé au secrétariat du CAFMC. Le secrétariat envoie le rapport final au doyen et le fait circuler aux membres du CAFMC à des fins d'examen avant la prochaine réunion du CAFMC.

2 à 4 mois après la visite d'agrément

• Le CAFMC prend une décision concernant l'agrément lors de sa prochaine réunion ordinaire (janvier, mai ou septembre).

Dans les 30 jours suivant la réunion du CAFMC

• Le président et vice-chancelier de l'université et le doyen de la faculté de médecine reçoivent un exemplaire du rapport final et sont informés, par écrit, de la décision finale concernant le statut d'agrément et de tout suivi nécessaire.

Pour les programmes faisant l'objet d'une visite d'agrément complet, l'équipe d’évaluation est normalement composée de quatre à six membres connaissant bien l'enseignement médical et la pratique clinique.  Un des membres de l'équipe est désigné président. Le président de l'équipe, généralement un doyen actuel ou récent d'une faculté de médecine, est le porte-parole officiel de l'équipe pendant la visite et dirige ses délibérations. Un autre membre est nommé secrétaire de l'équipe et est responsable des préparatifs et de la logistique de la visite; il assure la liaison principale avec le programme de médecine et compile le rapport de la visite d'agrément. Les autres membres de l'équipe comprennent un étudiant, si possible, et un membre du corps professoral, tel que décrit ci-dessus, qui agit à titre de membre régulier de l'équipe

L'objet principal de l’agrément est le Programme MD, mais l’évaluation porte sur de nombreux aspects qui y sont partiellement liés. La recherche, la charge de travail du corps professoral, les ressources de toutes sortes (humaines, financières, bibliothèque, aires de détente), l’administration, la contribution des étudiants diplômés et des résidents à l’enseignement sont toutes prises en compte.

Beaucoup de personnes y participent. Bon nombre de professeurs et d’administrateurs qui jouent un rôle dans le programme d’études doivent compléter des parties de la base de données. Chaque sous‑comité est composé d’environ dix membres, qui représentent différents secteurs. Plusieurs étudiants et professeurs seront invités à rencontrer l’équipe d’évaluation; ils devraient bien connaître le processus et l’auto-évaluation.

Aimeriez-vous en apprendre davantage sur les politiques et les activités de votre programme de formation médicale? Croyez-vous qu’il y a place à l’amélioration dans nos façons de procéder? Aimeriez‑vous avoir la chance d’exercer une influence sur les orientations futures de notre faculté?Aimeriez-vous rencontrer et interagir avec d’autres personnes qui désirent améliorer notre programme?

Le CACMS et LCME sont des sites Web très informatifs. Dans la section des publications, des descriptions détaillées de tous les aspects de l'agrément peuvent être téléchargées. À l'Université d'Ottawa, le directeur de l'agrément est le D^r Ken Marshall. On peut le joindre par courriel à Kenneth.Marshall@uOttawa.ca.

La Faculté a obtenu d’excellents résultats lors de la visite de 2010, même si quelques lacunes ont été observées.

La population étudiante participe à l’Analyse indépendante des étudiants (AIE) parallèlement à l'auto-évaluation que la faculté de médecine effectue dans le cadre de sa préparation à l'agrément. L'équipe d’évaluation qui examine un programme rencontre des étudiants sélectionnés parmi toutes les promotions et visite les établissements d'enseignement en compagnie d'étudiants qui agissent en tant que guides.

L'équipe d’évaluation tient compte des points de vue des étudiants provenant des données de l'AIE, du QD de l’AFMC et des étudiants qu'elle rencontre sur place lorsqu'elle détermine dans quelle mesure la faculté de médecine répond aux exigences des éléments d'agrément.

Deux des 15 membres votants du CAFMC sont des étudiants en médecine. Deux autres membres étudiants font également partie du comité. Les quatre membres étudiants jouent également un rôle de premier plan dans l'élaboration et la révision des éléments d'agrément ainsi que dans les politiques du CAFMC. Deux étudiants siègent au Sous-comité des normes et deux au Sous-comité des politiques

L'équipe d’évaluation qui évalue un programme d'enseignement médical rencontre un groupe d'étudiants de 1^re et de 2^e année pendant le dîner du lundi de la visite, et un groupe d'étudiants de 3^e et 4^e année pendant le dîner du mardi de la visite. Le programme et ses étudiants déterminent quels étudiants rencontreront l'équipe. Les étudiants guident également l'équipe lors des visites d'inspection des établissements d'enseignement de la faculté.

Du point de vue de l'équipe d’évaluation, il est souhaitable de rencontrer un groupe représentatif d'étudiants de toutes les cohortes, y compris certains qui ont participé directement à la direction de l'Analyse indépendante des étudiants (AIE) et qui sont familiers avec les données recueillies dans le cadre du sondage auprès de la population étudiante. Pour mieux comprendre le fonctionnement du programme, il peut également être souhaitable d'inclure des étudiants qui ont une expérience directe de l'orientation scolaire, du counseling individuel, du bien-être des étudiants ou des systèmes de traitement des problèmes de maltraitance de la faculté, de même que des étudiants qui participent à des comités de la faculté de médecine, comme le Comité du programme d'études ou son équivalent.

La faculté de médecine ou ses étudiants peuvent également souhaiter inclure certains participants à des programmes d’études supérieures conjoints ainsi que des étudiants participant à des programmes de recherche ou d'apprentissage par l'engagement communautaire. En résumé, il est souhaitable que l'équipe d’évaluation rencontre un large éventail d'étudiants et non seulement les chefs de classe. La faculté de médecine a plus de chances d'être représentée efficacement si la sélection des étudiants résulte d'un accord mutuel entre les dirigeants, le corps professoral de la faculté de médecine et la population étudiante. Une équipe d’évaluation s'inquiéterait probablement si la population étudiante n'avait aucune voix dans la décision relative au choix des étudiants qu’elle rencontre.

Le Programme MD de l'Université d'Ottawa est pleinement agréé pour la période d'agrément 2018‑2026.

La dernière visite d'agrément complet du programme a eu lieu en avril 2018.

En mars 2021, un rapport d'étape a été envoyé au CAFMC pour examen, comme requis lorsque des éléments sont jugés « satisfaisants, mais nécessitant une surveillance » ou « insatisfaisants ». Le CAFMC a voté en faveur du maintien de l'agrément pour le reste de la période de huit ans et a demandé un rapport d'étape pour trois éléments (1.1.1, 11.2 et 12.1), à soumettre d'ici le 15 mars 2024

Le CAFMC maintient des sites Web très informatifs. Dans la section Documents d’agrément, des descriptions très détaillées de tous les aspects de l'agrément peuvent être téléchargées.

Le Bureau de l’évaluation et du programme d’études collabore avec des partenaires stratégiques du leadership pédagogique et clinique de la Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa afin de superviser l'ensemble du processus d'agrément du CAFMC. Les personnes-ressources suivantes sont disponibles pour répondre à vos questions ou commentaires 

Ken Marshall, Ph. D., directeur de l’agrément, Programme MD

Philippe Rousseau, Ph. D., coordonnateur de l’assurance de la qualité et de l’agrément