Comité exécutif ÉMPC

Mandat

Le Sous-comité du préexternat agit à titre consultatif auprès du Comité du programme d’études de premier cycle de la Faculté de médecine et du vice-doyen, EMPC. Il s’occupe de toutes les questions liées à la mise en œuvre du programme d’études de premier cycle pour la 1^re et la 2^eannée (préexternat). La portée des activités du Sous-comité du préexternat englobe notamment les éléments suivants :

1. S’assurer que le programme de préexternat est présenté efficacement et conformément aux normes d’agrément décrites dans le document « Functions and Structure of a Medical School ».
2. En collaboration avec les membres du Sous-comité de révision du programme d’études de premier cycle, passer en revue les objectifs du préexternat et s’assurer que ceux-ci reflètent les objectifs éducatifs de la Faculté de médecine.
3. Revoir régulièrement les méthodes de mise en œuvre des objectifs éducatifs pour assurer l’intégration et la coordination du préexternat dans son ensemble. Recevoir les commentaires des comités des unités et des étudiants pour s’assurer que les objectifs éducatifs sont atteints dans les deux langues.
4. Collaborer étroitement avec les membres du Sous-comité de l’évaluation pour déterminer les méthodes et la configuration appropriées des examens formatifs et sommatifs et d’autres évaluations des étudiants.
5. Élaborer et appuyer les méthodes d’évaluation du programme de préexternat, ses composantes éducatives et les enseignants.
6. Entretenir des communications avec le Sous-comité de l’externat pour assurer la continuité et la coordination entre le préexternat et l’externat.
7. Offrir des conseils sur les ressources humaines, matérielles ou autres requises pour mettre en œuvre efficacement le programme d’études du préexternat.
8. Viser une représentation adéquate des sciences de base et cliniques dans les deux langues, et ce, dans chacun des comités des unités.
9. Faire rapport à intervalles réguliers au Comité du programme d’études de premier cycle par l’entremise des directeurs du préexternat.

Composition

Le Sous-comité du préexternat sera composé des membres suivants :

1. Directeurs du préexternat, un anglophone et un francophone (coprésidents)
2. Responsables des unités, un anglophone et un francophone, pour chaque unité
3. Directeur, Programme autochtone
4. Directeur, Éducation médicale régionalisée
5. Un (1) représentant du Sous-comité de l’évaluation
6. Directeur, Programme d’études
7. Directeur, Responsabilité sociale
8. Directeur, iMed
9. Directeur, Agrément
10. Directeurs de l’externat, un anglophone et un francophone
11. Directeurs des compétences cliniques, un anglophone et un francophone
12. Cinq (5) représentants étudiants : un anglophone et un francophone de la 1^re et de la 2^e année et le vice-président junior des affaires scolaires de la Société d’Esculape
13. Gestionnaire, Technologies de l’information (membre sans droit de vote)
14. Directeur, EMPC (membre sans droit de vote)
15. Responsable des services scolaires du préexternat, EMPC (membre sans droit de vote)
16. Responsable des services scolaires de l'externat, EMPC (membre sans droit de vote)
17. Coordonnateur, Agrément (membre sans droit de vote)
18. Agent de liaison, 1^re année (membre sans droit de vote)
19. Agent de liaison, 2^e année (membre sans droit de vote)
20. Coordonnateur scolaire (membre sans droit de vote, fournit du soutien administratif)

Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Mandat

Le Sous-comité de l’externat agit à titre consultatif auprès du Comité du programme d’études de premier cycle de la Faculté de médecine et du vice-doyen, EMPC. Il s’occupe de toutes les questions liées à la mise en œuvre du programme d’études médicales de premier cycle pour les 3^e et 4^e années (externat) à l’un ou l’autre des hôpitaux et des collectivités qui participent au programme d’études médicales de premier cycle. La portée des activités du Sous-comité de l’externat englobe notamment les éléments suivants :

1. S’assurer que le programme de l’externat est présenté efficacement et conformément aux normes d’agrément décrites dans le document « Functions and Structure of a Medical School ».
2. En collaboration avec les membres du Sous-comité de révision du programme d’études de premier cycle, passer en revue les objectifs de chaque stage d’externat et s’assurer que ceux-ci reflètent les objectifs éducatifs du Programme MD.
3. Revoir régulièrement les méthodes de mise en œuvre des objectifs éducatifs des stages d’externat pour en assurer l’intégration et la coordination dans chaque stage et dans le programme d’externat dans son ensemble. Recevoir les commentaires des comités de stage et des étudiants pour s’assurer que les objectifs éducatifs sont atteints dans les deux langues.
4. Collaborer étroitement avec les membres du Sous-comité de l’évaluation pour déterminer les méthodes et la configuration appropriées des examens formatifs et sommatifs et d’autres évaluations des étudiants.
5. Élaborer et appuyer les méthodes d’évaluation du programme d’externat, ses composantes éducatives et les enseignants.
6. Entretenir des communications avec le Sous-comité du préexternat pour assurer la continuité et la coordination entre le préexternat et l’externat.
7. Offrir des conseils sur les ressources humaines, matérielles ou autres requises pour mettre en œuvre efficacement le programme d’études de l’externat.
8. Faire rapport à intervalles réguliers au Comité du programme d’études de premier cycle par l’entremise des directeurs de l’externat.

Composition

Le Sous-comité de l’externat sera composé des membres suivants:

1. Directeurs de l’externat, un anglophone et un francophone (coprésidents)
2. Directeurs, un anglophone et un francophone, de chaque stage
3. Responsables du stage préparatoire, des stages au choix et du cours Retour aux principes essentiels
4. Directeur, Programme autochtone
5. Directeur, Éducation médicale régionalisée
6. Directeur, Agrément
7. Un (1) représentant du Sous-comité de l’évaluation
8. Directeurs du préexternat, un anglophone et un francophone
9. Directeur, Responsabilité sociale
10. Directeur, iMed
11. Cinq (5) représentants étudiants : un francophone et un anglophone de la troisième et de la quatrième année, et le vice-président senior des affaires scolaires de la Société d’Esculape
12. Gestionnaire, Technologies de l’information (membre sans droit de vote)
13. Directeur, EMPC (membre sans droit de vote)
14. Responsable des services scolaires du préexternat, EMPC (membre sans droit de vote)
15. Responsable des services scolaires de l'externat, EMPC (membre sans droit de vote)
16. Coordonnateur, Agrément (membre sans droit de vote)
17. Agent de liaison, 3^e année (membre sans droit de vote)
18. Agent de liaison, 4^e année (membre sans droit de vote)
19. Coordonnateur scolaire (membre sans droit de vote, fournit du soutien administratif)

Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Mandat

Le Comité de révision du programme d’études (CRPE), un sous-comité du Comité du programme d’études de premier cycle, est chargé de faire des révisions systématiques et en temps utile, de revoir le contenu et d’évaluer la structure du programme d’études et les résultats escomptés afin qu’il soit à jour, cohérent et coordonné et qu’il réponde aux objectifs du programme d’études médicales de premier cycle (EMPC) de la Faculté de médecine. Toutes les propositions de modification du programme, y compris du nouveau contenu ou des révisions, la présentation, la conception pédagogique et l’ordre dans lequel les sujets sont présentés, doivent être approuvées par ce comité. Son mandat est de :

1. Revoir à intervalles réguliers le contenu du cursus des quatre années de formation médicale en tenant compte, entre autres, des éléments clés suivants :
   1. compétences des rôles CanMEDS;
   2. besoins de la société en matière de santé;
   3. habiletés techniques et compétences cliniques générales et conditions représentatives du milieu;
   4. questions relatives à l’agrément;
   5. rétroaction et rendement des étudiants;
   6. commentaires des patients et de la communauté;
   7. comparaison avec les programmes d’autres écoles de médecine;
   8. redondances excessives et lacunes;
   9. chronologie et cohésion des sujets présentés.
2. Veiller à ce que tous les objectifs d’apprentissage soient revus, modifiés, mis à jour et soient liés aux objectifs du Conseil médical du Canada (CMC), à la typologie des objectifs d’apprentissage du programme d’études et aux activités professionnelles confiables nationales.
3. S’assurer que les diverses parties du cursus soient intégrées dans la bonne séquence dans l’ensemble du programme.
4. Assurer un équilibre entre les perspectives du généraliste et du spécialiste au sein du programme.
5. Mettre sur pied des groupes de travail spéciaux, au besoin, pour étudier en détail des aspects ou des questions concernant le programme d’études de premier cycle. Ces groupes seront composés de responsables et de membres compétents en la matière, y compris de membres de la population étudiante.
6. Tenir compte des rapports de vérification, de comités spéciaux et de groupes de travail qui sont pertinents pour le programme d’études.
7. Évaluer les répercussions des changements apportés au programme.
8. Présenter les changements recommandés au Comité du programme d’études de premier cycle.

Composition

Le Comité de révision du programme d’études sera composé des membres suivants :

1. Directeur, Programme d’études (président)
2. Directeur, Évaluation
3. Vice-doyen, Affaires francophones
4. Vice-doyen, Études médicales de premier cycle
5. Doyen associé, Responsabilité sociale
6. Directeur, Renouvellement du programme d’études
7. Directeur, Médecine sociale
8. Directeurs du préexternat, un francophone et un anglophone
9. Directeurs de l’externat, un francophone et un anglophone
10. Directeurs du développement des aptitudes cliniques, un francophone et un anglophone
11. Responsables de SIM, un francophone et un anglophone
12. Un représentant du Bureau d’équité, de diversité et d’inclusion de la Faculté
13. Trois (3) représentants étudiants : les vice-présidents junior et senior des affaires scolaires de la Société d’Esculape ainsi que l’adjoint au vice-président junior des affaires scolaires
14. Un représentant du Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale de la Faculté
15. Un membre représentant les patients
16. Un membre représentant les médecins résidents
17. Un représentant du Programme autochtone
18. Un représentant du Perfectionnement du corps professoral
19. Un représentant du Professionnalisme
20. Directeur des EMPC et responsables des services scolaires (membres sans droit de vote)
21. Superviseur, Bureau de l’évaluation et du programme d’études (membre sans droit de vote)
22. Coordonnateur, EMPC (membre sans droit de vote, offrant un soutien administratif)

Une ou plusieurs personnes peuvent être convoquées lorsque des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires.

Le quorum correspondra à la moitié des membres votants.

SOUS-COMITÉ DE L’ÉVALUATION DU PROGRAMME

Mandat

Le Sous-comité de l’évaluation du programme sera chargé de recueillir et d’analyser des données quantitatives et qualitatives sur le contenu du programme, la conception pédagogique, l’efficacité, l’organisation et les résultats afin d’éclairer la prise de décisions à tous les niveaux du Programme MD.

Principales responsabilités

Le Sous-comité de l’évaluation du programme sera chargé de :

1. Mettre en œuvre une stratégie d’évaluation du Programme MD.
2. Sélectionner les domaines d’évaluation du programme chaque année, en collaboration avec le leadership pédagogique du Programme MD, le Bureau de l’évaluation et du programme d’études, les équipes opérationnelles des Études médicales de premier cycle (EMPC), MedTech et le Sous‑comité de l’évaluation des étudiants.
3. Assurer la supervision de la planification, de la mise en œuvre et de l’évaluation des projets d’évaluation du programme, y compris l’établissement des questions d’évaluation du programme, des sources de données, des méthodes de collecte des données et des mesures des résultats.
4. Déterminer les possibilités de bourses d’études découlant des initiatives d’évaluation du programme.
5. Produire des rapports d’évaluation du programme avec des recommandations à soumettre à l’examen du Comité de révision du programme d’études et d'autres parties prenantes concernées.
6. Assurer la conformité aux normes d’agrément du Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) et le PIAQ de l’Université d’Ottawa relatives à l’évaluation des programmes et fournir du contenu à cet égard.

Membres

Le Sous-comité de l’évaluation du programme sera présidé par le directeur ou la directrice, Évaluation du programme. Le Sous-comité de l’évaluation du programme sera composé des membres votants suivants:

• Directeur, Évaluation
• Directeur, Agrément
• Une (1) directrice, Externat
• Cinq (5) membres ayant de l’expérience ou des connaissances spécialisées en évaluation de programmes
• Deux (2) personnes représentant les étudiants nommés par la Société d’Esculape

Les membres sans droit de vote seront :

• Un (1) membre du personnel administratif supérieur des EMPC ayant de l’expérience en évaluation de programmes.
• Une (1) personne représentant MedTech.

Durée du mandat

Tous les membres nommés auront normalement un mandat de deux ans, renouvelable une fois. La composition du comité se fera par échelonnement des mandats afin d'assurer une rotation régulière.

Réunions

Normalement, le Sous-comité de l’évaluation du programme se réunira une fois par mois. Le quorum est constitué par la présence d’un tiers des membres votants.

Prise de décisions

L’accord sur les recommandations sera obtenu par un processus de consensus.

Reddition de comptes

Le Sous-comité de l’évaluation du programme rendra compte de ses travaux au moins une fois par année au Comité de révision du programme d’études.

Conflits d’intérêts

Les membres sont tenus de déclarer au début d’une réunion virtuelle ou en face à face, ou par écrit à la personne qui préside avant la réunion, tout conflit d’intérêts (réel ou perçu) qui pourrait avoir une influence sur leur capacité à évaluer toute question examinée par le sous‑comité. Les membres ayant un conflit d’intérêts ne participeront pas aux discussions ou aux décisions relatives à l’affaire en question.

Soutien administratif

Le Sous-comité de l’évaluation du programme bénéficiera du soutien administratif d’un membre du personnel du Bureau de l’évaluation et du programme d’études nommé par la personne chargée de la supervision. Un soutien supplémentaire de la part des assistants de recherche peut être nécessaire pour mener à bien certains projets approuvés.

Ordres du jour et procès-verbaux

Le personnel administratif distribuera les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du sous-comité aux membres. Les procès-verbaux sont normalement distribués par voie électronique à tous les membres dans la semaine qui suit les réunions.

Évaluation

Le sous-comité réexaminera sa composition, son mandat, ses règles et ses procédures au moins tous les trois ans, et au besoin. La personne qui assume la présidence rendra compte des résultats de l’examen au Comité de révision du programme d’études de premier cycle.

Références aux politiques

Les politiques relatives aux études médicales de premier cycle sont affichées à la page Politiques et procédures.

ANNEXE A
Normes et éléments du CAFMC – En vigueur le 1^er juillet 2020

8.2 Utilisation des objectifs du programme et des objectifs d’apprentissage

Par l’intermédiaire du comité du programme, le corps professoral d’une faculté de médecine veille à ce que les objectifs du programme d’éducation médicale officiellement adoptés soient utilisés pour guider le choix du contenu du programme d’études, en assurer la révision et établir les fondements d’une évaluation de l’efficacité du programme. Les objectifs d’apprentissage de chaque activité d’apprentissage requise sont liés aux objectifs du programme d’éducation médicale.

8.3 Conception et révision du programme d’études/suivi du contenu

Le corps professoral d’une faculté de médecine est responsable de l’élaboration détaillée, de la conception et de la mise en œuvre de toutes les composantes du programme d’éducation médicale, y compris les objectifs du programme d’éducation médicale, les objectifs d’apprentissage de chaque expérience d’apprentissage requise et les méthodes pédagogiques et d’évaluation appropriées pour l’atteinte de ces objectifs. Le comité du programme supervise le contenu et son enchaînement, la révision continue et la mise à jour du contenu, de même que l’évaluation des expériences d’apprentissage requises et la qualité des enseignants. Les objectifs du programme d’éducation médicale, les objectifs d’apprentissage, le contenu de même que les méthodes pédagogiques et d’évaluation sont l’objet d’un suivi et d’une révision constants par le comité du programme afin que le programme d’études fonctionne efficacement dans son ensemble et que les étudiants en médecine en atteignent les objectifs.

8.4 Évaluation du programme

Une faculté de médecine recueille et utilise une variété de données sur les résultats de son programme, y compris des normes nationales de réussite, pour démontrer dans quelle mesure les étudiants en médecine atteignent les objectifs du programme d’éducation médicale et rehausser la qualité dudit programme. Ces données sont recueillies durant l’inscription des étudiants et à la fin du programme.

Mandat

Le mandat du Comité d’évaluation des étudiants et des enseignants (CEEE) comporte deux volets: premièrement de veiller à l’élaboration, la gestion, l’évaluation et la révision de façon coordonnée des méthodes d’évaluation des étudiants au programme d’études de premier cycle et, deuxièmement, de veiller à l’élaboration, la gestion, l’évaluation et la révision de façon coordonnée des méthodes d’évaluation du corps professoral (enseignants, précepteurs, tuteurs, chargés de cours). Ces tâches devraient cadrer avec les normes actuelles d’enseignement et d’agrément.

Mandat

Le CEEE relève du Comité du programme d’études de premier cycle (CPEPC), qui révise, approuve et instaure des politiques et procédures pour l’ensemble du programme. Le CEEE supervise toutes les formes d’évaluation des étudiants et des enseignants au Programme MD. Cela comprend:

1. Par l’entremise du CPEPC, aider les sous-comités à créer les outils nécessaires pour évaluer les connaissances, les compétences et les attitudes des étudiants;
2. Collaborer avec les sous-comités du préexternat et de l’externat pour déterminer le moment et le format des examens sommatifs et formatifs et des évaluations des étudiants;
3. Collaborer avec les comités du préexternat et de l’externat pour déterminer le format des évaluations des enseignants et le moment où elles sont effectuées;
   1. Le cas échéant, suivre les exigences de la convention collective de l’Association des professeurs de l’Université d’Ottawa (APUO)
4. Aider le Comité de révision du programme d’études (CRPE) à élaborer des méthodes d’évaluation appropriées des unités d’apprentissage;
5. Agir à titre consultatif auprès des responsables des unités d’apprentissage;
6. Mettre sur pied des groupes de travail spéciaux, au besoin, pour étudier en détail des aspects ou des questions concernant l’évaluation des étudiants ou du corps professoral;
7. Veiller à présenter le contenu du programme dans le cadre du processus institutionnel d’assurance de la qualité (PIAQ) de l’Université d’Ottawa et à respecter les normes d’agrément du Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) et leurs éléments liés au processus d’évaluation des étudiants
   1. Conception et révision du programme d’études, supervision du contenu
   2. Analyse comparative de la formation/évaluations
   3. Système d’évaluation
   4. Évaluation narrative
   5. Établissement de normes de rendement
   6. Évaluation formative en temps utile et rétroaction
   7. Évaluation formative juste et en temps utile
8. Faire régulièrement rapport au CPEPC

Membres

Le CEEE est composé des membres suivants:

1. Directeur, Évaluation des étudiants et des enseignants (président)
2. Directeur ou son délégué, préexternat, volet francophone
3. Directeur ou son délégué, préexternat, volet anglophone
4. Directeur ou son délégué, externat, volet francophone
5. Directeur ou son délégué, externat, volet anglophone
6. Directeur, Éducation médicale régionalisée, EMPC
7. Doyen adjoint, Développement professionnel continu – programmes de formation, perfectionnement du corps professoral
8. Un (1) représentant avec une nomination facultaire, Sous-comité des stages au choix
9. Directeur du programme d’études, EMPC
10. Directeur, formation médicale fondée sur les compétences, EMPC
11. Directeur, Centre d’examen d’Ottawa
12. Deux (2) représentants étudiants nommés par la Société d’Esculape
13. Un coordonnateur de stage (membre sans droit de vote)
14. Responsable des services scolaires du préexternat (membre sans droit de vote)
15. Responsable des services scolaires de l’externat (membre sans droit de vote)
16. Superviseur, Bureau d’évaluation et du programme d’études (membre sans droit de vote)
17. Coordonnateur scolaire, préexternat (membre sans droit de vote)
18. Coordonnateur scolaire, externat (membre sans droit de vote)
19. Coordonnateur des évaluations et des examens (membre sans droit de vote et offrant un soutien administratif)
20. Autres invités à la discrétion du président (sans droit de vote)Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Réunions

Le comité se réunira au moins cinq fois pendant l’année universitaire. Pour atteindre le quorum, un tiers des membres votants doivent être présents.

Mandat

La portée des activités du Sous-comité des stages au choix englobe notamment les éléments suivants :

1. Superviser le développement et la mise en œuvre des stages au choix dans le Programme MD.
2. Revoir à intervalles réguliers les programmes de stages au choix pour s’assurer que les objectifs éducatifs tiennent compte des objectifs d’enseignement du Programme MD.
3. Obtenir les commentaires des étudiants qui font un stage au choix dans le but d’améliorer le programme.
4. Revoir l’évaluation du rendement des étudiants obtenu au cours des stages au choix et signaler au Comité des promotions approprié les étudiants qui présentent un problème de rendement.
5. Déterminer la nécessité de modifier la politique ou les procédures des stages au choix.
6. Faire rapport à intervalles réguliers au Comité du programme d’études de premier cycle.

Composition

Le Sous-comité des stages au choix sera composé des membres suivants :

1. Directeur, Stages au choix (président)
2. Directeur, Bureau de la santé mondiale
3. Directeur, Éducation médicale régionalisée
4. Un (1) précepteur francophone
5. Six (6) représentants étudiants nommés par la Société d’Esculape, un de chaque volet linguistique pour les 1^re, 2^e et 3^e années
6. Coordonnateur des stages au choix (membre sans droit de vote)
7. Responsable des services scolaires de l'externat (membre sans droit de vote)

Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Mandat

La portée des activités du Sous-comité des compétences cliniques englobe notamment les éléments suivants :

1. Superviser l’élaboration et l’application de l’enseignement des compétences cliniques dans le Programme MD.
2. Superviser l’évaluation des étudiants pour les diverses composantes liées aux compétences cliniques.
3. Soumettre les changements à apporter au programme sur les compétences cliniques au Sous-comité de révision du programme d’études.
4. Faciliter le recrutement, le perfectionnement et l’évaluation des précepteurs cliniques.
5. Collaborer avec les sous-comités du préexternat, de l’externat et de l’évaluation ainsi que les comités des unités pour assurer l’intégration efficace des diverses composantes de l’enseignement des compétences cliniques ainsi que l’utilisation de méthodes d’évaluation appropriées des étudiants.
6. Faire rapport à intervalles réguliers au Comité du programme d’études de premier cycle.

Composition

Le Sous-comité des compétences cliniques sera composé des membres suivants :

1. Directeurs des compétences cliniques, un anglophone et un francophone (coprésidents)
2. Responsable, Techniques d’entrevue
3. Responsable, Séances de cliniques simulées
4. Responsables du développement des aptitudes cliniques (DAC), un anglophone et un francophone
5. Responsables du stage préparatoire, un anglophone et un francophone
6. Responsables du programme de préceptorat en communauté, un anglophone et un francophone
7. Six (6) représentants étudiants, un de chaque volet linguistique pour les 1^re, 2^e et 3^e années
8. Coordonnateurs des compétences cliniques, un anglophone et un francophone (membres sans droit de vote)
9. Responsable des services scolaires du préexternat (membre sans droit de vote)

Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Mandat

Le Sous-comité directeur de la responsabilité sociale, qui relève du Comité du programme d’études de premier cycle, donnera une orientation à la responsabilité sociale au sein des EMPC. La portée des activités du Sous-comité directeur de la responsabilité sociale englobe notamment les éléments suivants :

1. Conseiller le directeur de la responsabilité sociale (et le vice-doyen, EMPC) sur l’orientation, l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de responsabilité sociale.
2. Être disponible pour s’acquitter des projets de responsabilité sociale, tel que convenu par le sous-comité.
3. Collaborer pour faire avancer et enrichir les programmes individuels représentés.
4. Se soutenir mutuellement pour surmonter les difficultés liées au programme et gérer les collaborations.

Composition

1. Directeur, Responsabilité sociale (président)
2. Responsable (anglophone), La société, l’individu et la médecine (SIM)
3. Responsable, 1^re année (francophone), SIM
4. Responsable, 2^e année (francophone), SIM
5. Responsable, Programme de formation en leadership
6. Responsable, Portfolio des compétences fondamentales
7. Responsable, Bureau de la santé mondiale
8. Responsable, programme Médecine et les humanités (PMH)
9. Responsable, Formation interprofessionnelle (FIP) et Apprentissage par l’engagement communautaire (AEC)
10. Directeur, Programme autochtone
11. Titulaire, chaire Jason A. Hannah de l’histoire de la médecine
12. Représentant des centres de santé communautaires
13. Directeur, Bureau de diversité et d'équité en matière des sexes
14. Représentation du BAF
15. Conseiller en recherche
16. Doyen adjoint aux admissions
17. Directeur, Éducation médicale régionalisée
18. Représentant étudiant, Comité consultatif étudiant sur la responsabilité sociale
19. Coordonnateur scolaire (membre sans droit de vote, fournit du soutien administratif)
20. Responsable des services scolaires du préexternat (membre sans droit de vote)
21. Responsable des services scolaires de l'externat (membre sans droit de vote)

Le quorum correspondra au tiers des membres votants.

Préambule

1. Conformément au Règlement universitaire I-16 - Accommodements scolaires (approuvé par le Sénat le 10 juin 2019), la présente politique explique comment l’Université d’Ottawa s’acquitte de son obligation légale de prendre des mesures d’adaptation scolaire pour les étudiants et futurs étudiants en situation de handicap au sens du Code des droits de la personne de l’Ontario. Selon l’article 16, le Service d’appui au succès scolaire (SASS) - Accommodements scolaires, est la principale ressource en matière de prestation de conseils et d’élaboration de plans d’adaptation pour les étudiants en situation de handicap. Le SASS - Accommodements scolaires est chargé de coordonner les mesures d’adaptation scolaire destinées aux étudiants. Son travail consiste notamment à obtenir et à stocker les renseignements pertinents concernant le handicap (p. ex. la documentation relative à toute incapacité permanente, temporaire ou variable) Règlement académique
2. En consultation avec toutes les Facultés de médecine de l’Ontario, il a été convenu que toutes mesures d’adaptation scolaire seraient centralisées dans les universités respectives et qu’un comité de promotions, tel que le Comité principal des promotions (CPP), ne peut donner l’approbation finale de telles mesures.

Mandat

À la demande du SASS - Accommodements scolaires au nom d’un étudiant en médecine ou d’un candidat au Programme MD, déterminer la recevabilité d’une demande d’accommodement raisonnable, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario, pour démontrer s’il possède les aptitudes et les compétences essentielles nécessaires pour réussir dans le programme MD. L’objectif est de faire en sorte que les étudiants satisfont aux objectifs du programme et d’assurer l’équité pour tous les étudiants qui y sont inscrits.

Cette décision tiendra compte du fait que les étudiants ou les futurs étudiants doivent également être admissibles à passer l’examen d’aptitude du Conseil médical du Canada, parties I et II, pour exercer la médecine au Canada.

Composition

Doyenne adjointe, Services aux étudiants (présidente) (membre votant)
Éthicien de la Faculté (membre votant)
Représentant du SASS (membre votant)
Clinicien de la Faculté (membre votant)

Conseillère du Bureau des services aux étudiants (membre sans droit de vote)
Responsable des services scolaires, Préexternat (membre sans droit de vote)
Responsable des services scolaires, Externat (membre sans droit de vote)

À la discrétion de la présidente, d’autres experts pourraient être appelés à contribuer au cas par cas.
Le Comité présentera ses recommandations au SASS - Accommodements scolaires.

Pour atteindre le quorum, il faut que la présidente et trois autres membres votants soient présents.
Dans certaines circonstances à caractère urgent, où le quorum ne peut être atteint, la doyenne adjointe des Services aux étudiants peut prendre une décision en consultation avec le spécialiste en apprentissage du SASS - Accommodements scolaires. Toute décision ad hoc sera présentée aux membres du comité pour en discuter et prendre d’autres mesures, au besoin.

Approuvé par :

Comité consultatif : 21 octobre 2008
Conseil d’administration de la Faculté : 17 décembre 2008
Conseil des études du premier cycle : 15 janvier 2009

Comité des accommodements pour les étudiants : 28 septembre 2018 (révision)
Comité du programme d’études de premier cycle (CPEPC) : 15 novembre 2018 (révision)
Conseil d’administration de la Faculté : 5 décembre 2017 (révision)

Bureau des services aux étudiants et SASS : 21 mai 2020 (révision)
Comité de la planification des mesures d’urgence (CPEPC): 26 mai 2020 (révision)
Conseil de la Faculté : 2 juin 2020 (révision)
 

Mandat

1. Agir à titre de pouvoir délégué du Conseil d’administration de la Faculté de médecine dans le cadre de l’examen et de l’approbation des résultats des étudiants en médecine de premier cycle (ci-après appelés « étudiants » selon les règlements scolaires du Programme d’études médicales de premier cycle (EMPC).
2. Recevoir, examiner et approuver les résultats d’examens des étudiants pour tous les cours, unités et stages du Programme MD.
3. Accorder une mention de « réussite » ou d’« échec » pour un cours, une unité ou un stage pendant l’année scolaire.
4. Autoriser les étudiants à faire un examen de reprise.
5. Mettre en place des mesures de rattrapage, au besoin.
6. Promouvoir à l’année suivante les étudiants qui ont satisfait à toutes les exigences scolaires de l’année en cours.
7. Permettre à des étudiants de reprendre certaines parties du programme sans que cela retarde l’année d’obtention de leur diplôme.
8. Attribuer une mention d’échec pour rendement insatisfaisant en raison de problèmes d’attitude et de manque de professionnalisme.
9. Prendre une décision finale concernant les étudiants qui font une demande de retour aux études après un congé.
10. Entendre le point de vue des étudiants qui ne sont pas satisfaits de leur évaluation sommative, des mesures d’accommodement qui leur sont offertes ou qui font l’objet de mesures disciplinaires approuvées par le Comité principal des promotions.
11. Faire des recommandations pour les étudiants qui ont besoin de counselling.
12. Rendre compte de ses activités au Comité du programme d’études de premier cycle sur une base annuelle.

Le Comité principal des promotions émet des recommandations au Conseil d’administration de la Faculté à savoir si les étudiants doivent :

1. reprendre leur année scolaire en totalité ou en partie, qui retarderait l’année d’obtention de leur diplôme;
2. recevoir leur grade de médecine s’ils ont satisfait à toutes les exigences du programme;
3. abandonner le programme après avoir échoué à un cours, à une unité ou à un stage.

Membres

1. Vice-doyen, Études médicales de premier cycle (coprésidente) (membre sans droit de vote)
2. Doyen adjoint, Affaires scolaires (coprésident)
3. Doyenne adjointe, Services aux étudiants, (membre sans droit de vote)
4. Directeur de l’externat, volet anglophone
5. Directeur de l’externat, volet francophone
6. Directeur du préexternat, volet anglophone
7. Directeur du préexternat, volet francophone
8. Directeur des évaluations
9. Directeur du programme de M.D./Ph.D.
10. Deux (2) membres du corps professoral d’un département (nommés par le Comité des candidatures de la Faculté)
11. Directeur du professionnalisme
12. Directrice, Études médicales de premier cycle (membre sans droit de vote)
13. Superviseure des services scolaires du préexternat (membre sans droit de vote)
14. Superviseure des services scolaires de l’externat (membre sans droit de vote)

Pour atteindre le quorum, le président et trois autres membres votants doivent être présents.

Le comité consultatifs des affaires étudiantes regroupe 8 conseillers étudiants du BSE, un pour chaque cohorte et groupe linguistique, ainsi que les trois coordonnateurs étudiants du programme de mentorat vertical, le coordonnateur du centre de mentorat étudiant et un ancien membre du bureau, le vice-président de la Santé communautaire, car ils sont responsables de tous les groupes d'intérêt étudiants.

Les conseillers étudiants travaillent pour la durée de leur formation de 4 ans et sont recrutés pour chacune des deux classes de première année; anglophone et francophone, sur la base d'une demande, d'un CV, d'une lettre de motivation et d'une entrevue. Ils sont responsables de rendre compte au BSE, au nom de leur cohorte, des opinions, des commentaires et des idées de leurs électeurs en ce qui a trait au mandat des Affaires étudiantes.

Les coordonnateurs étudiants du programme de mentorat vertical sont également membres et sont recrutés avec le même examen à la fin de leur 1ère année d'étude pour réussir et devenir des leaders étudiants de ce programme au cours de leur 2e année.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le Comité des appels est un comité permanent du Conseil de la Faculté de la Faculté de médecine, qui a pour mandat d’entendre les appels d’ordre scolaire déposés par un étudiant de de premier cycle ou un étudiant au niveau postdoctoral inscrit à la Faculté de médecine. Le Comité des appels du Conseil de la Faculté relève du doyen, qui informe le Conseil de la Faculté des cas soumis au Comité. Les décisions du Comité peuvent être portées en appel selon la procédure d’appel du Sénat de l’Université.

COMPOSITION

1. Le président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois);
2. Un (1) vice-président, nommé par le Conseil de la Faculté (mandat de trois ans, renouvelable une fois);
3. Six (6) membres du corps professoral composés de deux membres responsables de l’équipe des Études médicales de premier cycle (EMPC) qui ne font pas partie du Comité principal des promotions. Les autres membres formeront un échantillon diversifié et représentatif des départements de sciences cliniques et de sciences fondamentales (mandat de trois ans, renouvelable une fois);
4. Un (1) étudiant en médecine de premier cycle (mandat de deux ans, renouvelable une fois);
5. Un (1) étudiant aux études médicales postdoctorales (mandat de deux ans, renouvelable une fois).

Note: Les membres du corps professoral et les membres étudiants sont nommés par le Comité des candidatures de la Faculté de médecine.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS

Le Comité se réunit huit (8) fois l’an de septembre à juin, ou à la demande du président. Le quorum est fixé à cinq (5) membres, dont au moins le président ou le vice-président, et au moins un étudiant. Si la demande d’appel provient d’un étudiant au Programme MD, au moins un membre responsable de l’équipe des EMPC doit être présent.

CONFLIT D’INTÉRÊTS 

Un membre du Comité doit se récuser dans le cas d’un appel où il a participé significativement à la préparation d’une évaluation, formulé une recommandation ou rendu une décision à l’égard de la question visée par l’appel. Un membre doit également se récuser lorsqu’il estime ne pas pouvoir, dans les circonstances, faire preuve d’une objectivité suffisante pour évaluer l’appel en cause.

FONCTIONS 

Pour ce qui touche les programmes d’enseignement de la Faculté de médecine et au nom du Conseil de la Faculté, le Comité :

1. à la demande d’un étudiant inscrit à la Faculté de médecine, entend tout appel d’ordre scolaire en conformité avec la politique d’évaluation et d’appel du programme de l’appelant.
2. passe en revue la question pour déterminer l’adéquation de la décision initiale.
3. rend une décision concernant l’appel.

MODALITÉS D’APPEL – ÉTUDES MÉDICALES DE PREMIER CYCLE

1. Avis d’appel. Un étudiant qui souhaite interjeter appel d’une décision doit signifier son intention par écrit (l’« avis d’appel ») au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au plus tard dix (10) jours ouvrables après avoir reçu un avis écrit de ses résultats finals ou des mesures disciplinaires qu’on lui impose. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté accuse réception de l’avis d’appel.
2. Déclaration d’appel. L’appelant doit faire parvenir au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté une déclaration d’appel écrite exposant les motifs de l’appel, accompagnée de toute documentation à l’appui pertinente. La déclaration doit comprendre a) le titre du cours, l’unité ou le stage, la note reçue ou la mesure disciplinaire faisant l’objet de l’appel, b) les motifs de l’appel, c) d’autres documents pertinents. La déclaration d’appel doit être produite au Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les dix (10) jours suivant la signification de l’avis d’appel. La non-signification d’une déclaration d’appel équivaut à un abandon de l’appel et entraîne l’interruption du processus d’appel. À la demande de l’étudiant et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.
3. Réponse du CPP. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir une copie de la déclaration d’appel et de la documentation à l’appui au président du CPP dans un délai de cinq (5) jours ouvrables. Le président du CPP ou son remplaçant (représentant du CPP) est invité à présenter une réponse à la déclaration d’appel de l’appelant et de la documentation à l’appui. Les documents doivent être produits au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté en achemine une copie à l’appelant. À la demande du président du CPP et dans un cas exceptionnel, le président (ou le vice-président) peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.
4. Droit de réplique. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir à l’appelant une copie de la réponse du programme et des documents à l’appui. L’appelant dispose de dix (10) jours ouvrables pour produire une réponse, après quoi le Comité poursuit le processus d’appel.
5. Détermination du moment de l’appel. Après avoir reçu la déclaration d’appel et les réponses du président du CPP et de l’appelant, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté ou son remplaçant détermine le moment de l’appel dans les quinze (15) jours ouvrables, en consultation avec l’appelant et le président du CPP. L’appelant et le représentant du CPP seront invités à y assister afin de faire une présentation orale. Une fois que le moment de l’appel a été déterminé, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté écrit à l’appelant - avec copie au représentant du CPP - pour :
   1. signifier à l’appelant la date, l’heure et le lieu de l’audition;
   2. informer l’appelant qu’à défaut de se présenter à l’audition à la date, à l’heure et à l’endroit fixés, le Comité pourrait entendre l’appel en son absence, et l’étudiant n’aurait droit à aucune autre information sur le déroulement du processus, sauf pour la communication de la décision du Comité.
6. Documents pour l’audition. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté distribue à titre confidentiel à chaque membre du Comité des appels, au moins sept (7) jours avant l’audition, une copie de la déclaration d’appel, de la déclaration de réponse, de la réplique de l’étudiant et de tous les documents à l’appui communiqués par les parties.
7. Attributions du président ou du vice-président. Le président ou le vice-président détermine tous les problèmes qui surviennent avant l’audition, y compris tout différend relatif à la détermination du moment de l’audition ou à l’observation des directives de la présente section avant l’audition. Toute demande concernant une telle détermination doit être signifiée par écrit au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté.
8. Audition. Le Comité se rencontre pour entendre les présentations orales et étudier les présentations écrites.
9. Décision. Le Comité des appels du Conseil de la Faculté peut accueillir un appel, en totalité ou en partie, ou le rejeter. Le Comité rend sa décision par un vote à main levée, qui sera déterminée par la majorité des membres présents. Le président de l’audition vote en cas d’égalité. L’étudiant et le président du CPP sont informés de la décision dans les dix (10) jours, laquelle sera consignée au rapport écrit.

MODALITÉS D’APPEL – ÉTUDES MÉDICALES POSTDOCTORALES

1. Avis d’appel. Un étudiant qui souhaite interjeter appel doit signifier son intention par écrit (l’« avis d’appel ») au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au plus tard dix (10) jours ouvrables après avoir reçu un avis écrit. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté accuse réception de l’avis d’appel.
2. Déclaration d’appel. L’appelant doit faire parvenir au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté une déclaration d’appel écrite exposant les motifs de l’appel, accompagnée de toute documentation à l’appui pertinente. Cette documentation doit contenir tous les éléments de preuve, tous les arguments et toutes les déclarations applicables. Aucun témoin n’est autorisé durant l’audition de l’appel. La déclaration d’appel doit être produite au Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la signification de l’avis d’appel. La non-signification d’une déclaration d’appel équivaut à un abandon de l’appel et entraîne l’interruption du processus d’appel. À la demande de l’appelant et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.
3. Réponse du programme. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir une copie de la déclaration d’appel et de la documentation à l’appui au représentant du programme concerné, qui est invité à présenter, en réplique à cette déclaration d’appel, une réponse et des documents à l’appui. Cette documentation doit contenir tous les éléments de preuve, tous les arguments et toutes les déclarations applicables. Aucun témoin n’est autorisé durant l’audition de l’appel. Les documents doivent être produits au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté en achemine une copie à l’appelant. À la demande du représentant concerné et dans un cas exceptionnel, le président ou le vice-président peut, à sa discrétion, prolonger ce délai.
4. Droit de réplique. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté fait parvenir à l’appelant une copie de la réponse du programme et des documents à l’appui. L’appelant dispose de quinze (15) jours ouvrables pour produire une réponse, après quoi le Comité poursuit le processus d’appel.
5. Détermination du moment de l’appel. Après avoir reçu la déclaration d’appel, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté ou son remplaçant détermine le moment de l’appel en consultation avec l’appelant et le représentant du programme. L’appelant et le représentant du programme disposeront d’une période de trente (30) minutes pour faire une présentation orale. Une fois cette période allouée et une fois que le moment de l’appel a été déterminé, le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté écrit à l’appelant - avec copie au représentant du programme - pour :
   1. signifier à l’appelant la date, l’heure et le lieu de l’audition;
   2. aviser l’appelant qu’il peut se faire accompagner d’une personne de son choix, pour l’aider ou l’appuyer;
   3. informer l’appelant que s’il souhaite être accompagné d’un avocat, il doit en aviser le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’audition;
   4. informer l’appelant qu’à défaut de se présenter à l’audition à la date, à l’heure et à l’endroit fixés, le Comité pourrait entendre l’appel en son absence, et l’appelant n’aurait droit à aucune autre information sur le déroulement du processus, sauf pour la communication de la décision du Comité.
6. Représentation du programme. Le représentant de programme est invité à assister à l’audition ou à y déléguer un remplaçant. Il peut se faire accompagner d’une personne de son choix, pour l’aider ou l’appuyer. S’il souhaite être accompagné d’un avocat, il doit en aviser le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’audition.
7. Documents pour l’audition. Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté distribue à titre confidentiel à chaque membre du Comité des appels, au moins sept (7) jours avant l’audition, une copie de la déclaration d’appel, de la déclaration de réponse, de la réplique de l’appelant et de tous les documents à l’appui communiqués par les parties.
8. Attributions du président ou du vice-président. Le président ou le vice-président détermine tous les problèmes qui surviennent avant l’audition, y compris tout différend relatif à la détermination du moment de l’audition ou à l’observation des directives de la présente section avant l’audition. Toute demande concernant une telle détermination doit être signifiée par écrit au président du Comité des appels du Conseil de la Faculté.

DÉROULEMENT DE L’AUDITION

1. L’audition se déroule à huis clos.
2. L’audition est présidée par le président ou un vice-président (« président de l’audition »). Le Comité prend une décision sur tout problème entourant la procédure suivie ou la preuve communiquée à l’audition.
3. Au début de l’audition, le président de l’audition résume la procédure suivie et réitère le temps alloué pour l’audition à l’appelant et au représentant de programme (EMPD).
4. L’appelant fait sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger.
5. Le représentant de programme (EMPD) fait ensuite sa présentation, après quoi les membres du Comité ont l’occasion de l’interroger.
6. Les membres du Comité ont une dernière occasion d’interroger l’appelant et le représentant de programme (EMPD). L’appelant et le représentant de programme (EMPD) ont la possibilité de faire de brèves déclarations de clôture.

DÉCISION DU COMITÉ

Le Comité des appels du Conseil de la Faculté peut :

1. accueillir l’appel en tout ou en partie;
2. rejeter l’appel.

PROCÈS-VERBAL

Le procès-verbal du Comité des appels du Conseil de la Faculté indique la date et l’heure de l’appel et les personnes présentes, et il présente un résumé de l’appel, la décision du Comité et ses motifs.

RAPPORT AU CONSEIL DE LA FACULTÉ

Le président du Comité des appels du Conseil de la Faculté prépare chaque année à l’intention du Conseil de la Faculté un rapport écrit qui résume les activités du Comité et ses décisions, sans divulguer le nom des étudiants concernés, et qui contient ses éventuelles recommandations.

APPEL DE LA DÉCISION

Les décisions du Comité des appels du Conseil de la Faculté sont finales et exécutoires, en ce qui concerne la Faculté de médecine. Un étudiant peut en appeler d’une décision du Comité des appels du Conseil de la Faculté auprès du Comité des appels du Sénat de l’Université. L’étudiant doit à cette fin consulter le Bureau du vice-recteur à la gouvernance sur les modalités de préparation et de présentation d’un tel appel, et les délais applicables.

CONFIDENTIALITÉ

Les documents communiqués lors des réunions au Comité des appels du Conseil de la Faculté sont conservés par le président du Comité. Toutes les délibérations du Comité et tous les renseignements reçus par ce dernier demeurent confidentiels, sauf les renseignements dont la divulgation est nécessaire aux fins des rapports du Comité.