Politique en matière d’assiduité à l’externat

Numéro de la demande au Sénat : 2019 :UGRD-MED :11

Approbation du Comité du programme d’études de premier cycle : 23 mai 2019

Approbation du Conseil d’administration de la Faculté :  4 juin 2019

 

Date d’entrée en vigueur : septembre 2019

 

A. PRÉAMBULE

PRÉSENCE OBLIGATOIRE

  • Toute absence à une activité obligatoire doit être « motivée ». Une absence est dite motivée lorsqu’elle est approuvée par le Bureau des Études médicales de premier cycle (EMPC).
  • Toutes les absences seront consignées.
  • La participation à tous les stages cliniques (y compris, mais non de façon limitative, la Transition à l’externat, les stages obligatoires, les stages au choix, les stages à option) est obligatoire en 3e et en 4e année du programme d’EMPC, ainsi qu’aux séances d’orientation et aux cours magistraux (p. ex. apprentissage par raisonnement clinique, séances d’enseignement, séances sur les compétences cliniques). Toute absence doit être motivée. À la discrétion du directeur de stage, l’étudiant qui s’absente pourrait devoir effectuer des travaux et des activités cliniques supplémentaires afin de satisfaire aux exigences et aux objectifs de stage.

ABSENCE NON AUTORISÉE

  • Une absence non autorisée est une absence n’ayant pas reçu l’approbation du Bureau des EMPC.
  • Toute absence non autorisée sera considérée comme un manque de professionnalisme et sera portée à l’attention de la vice-doyenne des EMPC ou à son délégué et pourrait constituer un motif d’échec.

PÉRIODES D’INTERDICTION

  • Examen
    • Les étudiants NE PEUVENT PAS prendre de congé personnel, ni de congé pour congrès ou un congé de représentation le jour d’un examen.
  • Quatre (4) jours avant un examen
    • Les étudiants NE PEUVENT PAS prendre de congé personnel ni de congé pour congrès les quatre (4) jours précédents un examen.

JOURS CONSÉCUTIFS D’ABSENCES MOTIVÉES

  • Les étudiants peuvent s’absenter un maximum de TROIS (3) jours consécutifs pour participer à un congrès (congé pour congrès).
  • Les étudiants peuvent s’absenter un maximum de DEUX (2) jours consécutifs pour des raisons personnelles (congé personnel).
  • Une combinaison de congés pour congrès et de congés personnels ne peut excéder TROIS (3) jours consécutifs.

NOMBRE MAXIMAL D’ÉTUDIANTS AUTORISÉS À S’ABSENTER

  • À tout moment dans le cadre d’un stage, pas plus de DEUX (2) étudiants du volet anglophone et UN (1) étudiant du volet francophone par groupe de stage d’externat seront autorisés à prendre un congé personnel, ou un congé pour congrès ou pour un congé de représentation le même jour.
  • Les congés seront approuvés selon le principe du premier arrivé, premier servi, en fonction de la date de réception des demandes présentées au Bureau des EMPC par le biais du système électronique de gestion des absences.

NOMBRE MAXIMAL D’ABSENCES MOTIVÉES PERMISES

  • Le nombre maximal cumulatif de journées d’absence motivées permises est de DIX (10) par année. Les noms et les dossiers des étudiants s’étant absentés pendant plus de dix (10) jours seront portés à l’attention du directeur de l’externat. Le cas de ces étudiants sera examiné par un comité. Le non-respect de cette politique peut entraîner les conséquences suivantes, sans toutefois s’y limiter : travaux supplémentaires, satisfaction des exigences, mesures de rattrapage, échec à un cours.
  • Les membres du personnel ou du corps professoral qui ont des inquiétudes concernant le rendement clinique ou le professionnalisme, entre autres, d’un étudiant s’étant absenté moins de dix (10) jours pourront communiquer avec le directeur de l’externat.
  • Pour recevoir ses crédits universitaires, un étudiant ne doit pas s’absenter plus de 20% de la durée d’un stage clinique.
    • En 3e année, une absence excédant 20% de la durée d’un stage clinique obligera l’étudiant à refaire ce stage avant de commencer sa 4e année.
    • En 3e année, un étudiant qui s’absente à plus de 20% de deux stages cliniques devra reprendre ces stages au cours d’une autre année scolaire selon la décision du Comité principal des promotions (CPP).
    • En 4e année, une absence excédant 20% de la durée d’un stage clinique obligera l’étudiant à refaire ce stage avant l’obtention de son diplôme. Si cela n’est pas réalisable, l’étudiant pourrait devoir répéter sa 4e année.
    • En 4e année, un étudiant qui s’absente à plus de 20% de deux stages cliniques devra répéter sa 4e année.

EXAMENS D’EXTERNAT

  • Les examens d’externat comprennent les examens écrits de fin de stage et les examens cliniques objectifs structurés (ECOS).
  • Seule la vice-doyenne des EMPC est en mesure d’approuver le report d’un examen.
  • L’étudiant qui se présente à un examen durant la période d’invalidité précisée sur un certificat médical ne peut pas faire appel de la note reçue à l’examen en invoquant la maladie ou des raisons de santé.

 

B. CONGÉ PERSONNEL

  • Définition : Le « congé personnel » est une absence motivée permettant à l’étudiant de participer à des activités personnelles qui ne seraient pas autorisées autrement (p. ex. mariage, événements spéciaux).
  • Nombre de congés personnels par année scolaire
    • Les étudiants ont droit à deux (2) congés personnels par année scolaire au cours de la troisième année du programme d’EMPC.
    • Les étudiants ont droit à deux (2) congés personnels au cours de la quatrième année du programme d’EMPC.
  • Périodes d’interdiction
    • Les congés personnels ne sont pas permis durant les périodes d’interdiction.
  • Délai de présentation des demandes
    • Les étudiants doivent présenter leur demande de congé personnel au Bureau des EMPC au moins SIX (6) semaines avant le début du stage.
  • Avis en cas d’absence
    • Les étudiants sont fortement encouragés à aviser les membres de leur équipe (médecin/superviseur et résident) de leur absence aux activités cliniques afin de s’assurer que les soins de leurs patients soient pris en charge adéquatement.

 

C. CONGÉ POUR CONGRÈS

  • Définition : Un « congé pour congrès » est une absence permettant à l’étudiant de faire une présentation dans le cadre d’un congrès médical approuvé. Pour se prévaloir de ce type de congé, l’étudiant doit assister au congrès à titre de présentateur (présentation orale ou d’affiche).
  • Nombre de congés pour congrès par année scolaire
    • Les étudiants ont droit à trois (3) congés pour congrès par année scolaire au cours de la troisième et de la quatrième année du programme d’études.
    • Les étudiants qui présentent leurs activités de recherche à plus d’un congrès peuvent se voir accorder un (1) congé pour congrès supplémentaire par année scolaire.
  • Périodes d’interdiction
    • Les congés pour congrès ne sont pas permis durant les périodes d’interdiction.
  • Délai de présentation des demandes
    • Les étudiants doivent présenter leur demande de congé de congrès au Bureau des EMPC au moins SIX (6) semaines avant le début du stage. Les demandes doivent comprendre les renseignements suivants :
      1. une lettre d’acceptation officielle du congrès;
      2. les dates du congrès;
      3. une copie du résumé et une liste des auteurs.
  • Avis en cas d’absence
    • Les étudiants sont fortement encouragés à aviser les membres de leur équipe (médecin/superviseur et résident) de leur absence aux activités cliniques afin de s’assurer que les soins de leurs patients soient pris en charge adéquatement.

D. ABSENCES POUR RAISONS MÉDICALES (« CONGÉ DE MALADIE »)

  • Définition : Un « congé de maladie » est une absence pour cause de maladie.
  • Avis en cas d’absence : L’étudiant ou un délégué doit aviser les personnes suivantes en cas de congé de maladie :
    • Bureau des EMPC
    • Coordonnateur de stage à l’hôpital
    • Les étudiants sont fortement encouragés à aviser les membres de leur équipe (médecin/superviseur et résident) de leur absence aux activités cliniques afin de s’assurer que les soins de leurs patients soient pris en charge adéquatement.
  • Certificat médical
    • Périodes d’interdiction : Peu importe la durée de l’absence, les étudiants qui s’absentent pour cause de maladie durant une période d’interdiction doivent remettre un certificat médical au Bureau des EMPC dans un délai de 24 heures.
    • À tout autre moment : Les demandes de congé de maladie concernant une absence de plus de deux (2) jours consécutifs doivent être accompagnées d’un certificat médical et remises au Bureau des EMPC dans un délai de 24 heures.

E. ABSENCES POUR FÊTES RELIGIEUSES

  • Les étudiants doivent se conformer aux règlements scolaires de l’Université d’Ottawa, section 15. Les étudiants à l’externat doivent envoyer leur demande au Bureau des EMPC au moins SIX (6) semaines avant le début du stage pour faciliter la planification des activités cliniques.
  • Avis en cas d’absence
    • Les étudiants sont fortement encouragés à aviser les membres de leur équipe (médecin/superviseur et résident) de leur absence aux activités cliniques afin de s’assurer que les soins de leurs patients soient pris en charge adéquatement.

F. CONGÉ DE REPRÉSENTATION

  • Les étudiants qui représentent la Faculté de médecine dans un rôle de direction/leadership approuvé (p. ex. fonctions au sein de la Société d’Esculape, de la FEMC, etc.) peuvent se voir accorder des congés de représentation. Les demandes de congé pour des activités de leadership approuvées seront traitées cas par cas et doivent être présentées six (6) semaines avant le début d’un stage.
  • Périodes d’interdiction
    • Les congés de représentation NE SONT PAS permis durant les périodes d’examen.

G. ABSENCE AUTORISÉE

  • CONGÉ À COURT TERME : Un congé à court terme est une absence préautorisée d’une durée inférieure à 20% d’un cours. L’étudiant pourrait être autorisé de poursuivre ses études au cours de la même année scolaire.
  • CONGÉ À LONG TERME : Un congé à long terme est une absence préautorisée entraînant la répétition de l’année scolaire en cours.

Motifs de congé acceptables

  • Un congé à court ou à long terme peut être accordé dans des circonstances exceptionnelles, telles :
  • un congé de maternité ou un congé parental;
  • des problèmes de santé (personnels ou d’un membre de la famille);
  • des motifs personnels impérieux (p. ex. décès d’un membre de la famille, séparation ou divorce).
  • Approbation des congés à court et à long terme
    • CONGÉ À COURT TERME (CCT)
      • Les étudiants doivent présenter leur demande de CCT au Bureau des services aux étudiants.
      • Les demandes de CCT seront examinées par le Comité principal des promotions (CPP).
    • CONGÉ À LONG TERME (CLT)
      • Les étudiants doivent présenter leur demande de CLT au Bureau des services aux étudiants.
      • Les demandes de CLT seront examinées par le CPP, qui peut les accorder ou les refuser.

Réintégration du programme des EMPC après une absence autorisée

  • Le but du plan de réintégration est de permettre à l’étudiant de satisfaire aux objectifs du programme des EMPC.
  • Lorsque l’étudiant est prêt à retourner aux études après un CLT :
    • le CPP déterminera les dispositions concernant sa réintégration du programme;
    • un plan de réintégration sera élaboré; ce plan peut comprendre, sans s’y limiter : plan(s) d’évaluation, accommodement(s), mesures de redressement, répétition de certains éléments du curriculum, répétition des stages cliniques, programmes de santé obligatoires et examens.
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