Politique réservations de salles

Faculté de médecine

Politique — Réservations de salles

  1. INTRODUCTION

À la suite de l’augmentation importante de demandes de réservations spéciales aux bureaux scolaires de la Faculté de médecine, cette nouvelle politique est mise en place afin de clarifier le processus de réservations spéciales des salles au pavillon Roger-Guindon (RGN) et de fournir des consignes claires, conformément aux règles universitaires et à celles du bureau des horaires, au sujet des multiples demandes de réservations de salles requises par les différents secteurs de la Faculté de médecine.

Les articles 1 et 3 du Règlement 28, Utilisation des installations et services de l’Université d’Ottawa sont indiqués ci-dessous.

1. OBJET

Le présent règlement précise les règles à suivre pour réserver des installations et utiliser des services de l’Université à des fins non scolaires (scolaire désigne les cours avec ou sans crédits reconnus par l’Université). Il faut tenir compte de la méthode 4-8 dans l’application du présent règlement.

3. INSTALLATIONS

L’utilisation des installations à des fins scolaires a préséance sur toute autre activité. Les installations seront disponibles seulement lorsque non nécessaires à l’enseignement.

 

  1. DÉFINITIONS

Types de réservation

Réservation liée aux cours : réservation pour une activité liée à une cote de cours (cours, APC, examens, etc.)

Réservation externe : réservation pour une activité non liée à la Faculté de médecine.

Réservation spéciale : réservation pour des activités non scolaires liées à la Faculté de médecine (formations, rencontres de groupe, etc.).

Calendrier scolaire

Trimestre d’automne : septembre à décembre

Trimestre d’hiver : janvier à avril (sauf le programme MD : cours se terminent à la fin mai)

Trimestre d’été : mai à août  

 

Périodes de « Blackout » 

Aucune réservation spéciale ne peut être faite dans uoCampus pendant les périodes de « Blackout », soit la période de mise à l’horaire des cours qui se déroule du mois d’octobre jusqu’à la fin avril ainsi que la période de mise à l’horaire des examens finaux.

Durant ces périodes, seules les unités scolaires ont accès aux réservations de salles dans uoCampus.

Course-related reservations are made automatically by staff at the academic secretariats when course schedules are being built.

3. PROCÉDURES

Les réservations liées aux cours sont faites automatiquement par le personnel des unités scolaires au moment de la mise à l’horaire des cours.

3.1. Réservations spéciales

Il est possible de faire des réservations spéciales dans uoCampus ou au moyen du formulaire en ligne. Les membres du personnel de la Faculté de médecine qui effectuent de nombreuses demandes de réservations spéciales et qui souhaitent faire leurs propres réservations dans uoCampus peuvent en demander l’accès auprès de leur unité scolaire.

Tous les membres du personnel qui ont obtenu accès à cette fonction dans uoCampus recevront un message du bureau des horaires les avisant d’éviter de soumettre des demandes pendant les périodes de mise à l’horaire des cours et des examens. Toute réservation spéciale effectuée pendant ces périodes sera annulée sans préavis.

REMARQUE : Il faut fournir à l’unité scolaire les coordonnées de tous les membres du personnel ayant accès à cette fonction dans uoCampus afin que le bureau des horaires en soit avisé. De plus, le bureau des horaires doit être informé de tout changement à ces coordonnées pour qu’il puisse faire parvenir aux personnes concernées toute l’information liée aux périodes de « Blackout » (voir définition) et autres communications importantes.

  • Réservations spéciales : uoCampus

Les réservations spéciales pour des activités liées à la Faculté de médecine peuvent être effectuées dans uoCampus en dehors de toute période de « Blackout ». Il est primordial de respecter ces périodes de blackout et de ne faire aucune réservation de salles d’octobre à la fin d’avril, ni durant la période de mise à l’horaire des examens en décembre et en avril .

  • Réservations spéciales : formulaire en ligne

Les membres du personnel de la Faculté de médecine n’ayant pas accès à la fonction de réservation de salles dans uoCampus peuvent faire une demande de réservation spéciale en utilisant le formulaire en ligne. Ce formulaire est disponible à partir de septembre 2017 sur le site de la Faculté sous Faculté et personnel.

Les demandes de réservation spéciale doivent être faites au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’activité demandée.

L’espace réservé ne peut être utilisé que par la personne ou le groupe ayant fait la réservation. Il est interdit de transférer une réservation à une autre personne ou à un autre groupe sans en obtenir l’autorisation du bureau des EMPC ou des études supérieures.

3.2. Réservations externes

Pour toutes les réservations qui ne sont pas liées à des activités de la Faculté de médecine, il faut passer par Congrès et réservations. Veuillez consulter les modalités des Congrès et réservations avant de réserver.

4. ACCÈS

Les unités scolaires de premier cycle et des cycles supérieurs sont responsables d’accorder l’accès à uoCampus.

5. FORMATION

Un tutoriel est à la disposition des membres du personnel sur uoCampus .

6. PROPRETÉ DES LIEUX

Les personnes ou les groupes qui réservent les salles sont responsables d’en assurer la propreté après l’activité.

7. DOMMAGE

Les personnes ou les groupes qui font les réservations sont tenus responsables des dommages causés au lieu réservé ou au matériel.

8. SANTÉ ET SÉCURITÉ

Les personnes ou les groupes qui réservent les salles sont tenus de respecter les procédures et règlements de l’Université en matière de santé-sécurité et de capacité des salles et de se conformer au règlement 33 de l’Université sur la sureté. Ils doivent aussi s’assurer que tous les invités respectent ces règlements.

9. CONFORMITÉ

Tout manquement à la présente politique de réservation de salles pourrait mener à la révocation de l’accès à uoCampus.

10. CONTACTS

Études médicales de premier cycle : medaca@uOttawa.ca

Études supérieures : grad.med@uOttawa.ca

Bureau des horaires : aocs-horaire@uOttawa.ca


 
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