Subvention de séjour de recherche

Le Bureau des études supérieures et postdoctorales (BESP) reconnaît l'importance des déplacements qu'effectuent les étudiants et étudiantes de maîtrise et de doctorat dans le but de poursuivre des recherches destinées à leur thèse. Aussi, le BESP leur offre désormais des subventions de séjour leur permettant de se déplacer hors de la ville lorsque les circonstances l'exigent.

Vous pourriez être admissible à cette subvention si vous êtes étudiante ou étudiant à la maîtrise avec thèse, au doctorat ou dans un programme « accéléré».


Description de la subvention de séjour de recherche

Sont admissibles les déplacements effectués dans le but de recueillir des données directement destinées à la thèse en cours. Il pourra s’agir d’entrevues, de recherches en archives, de consultation de documents ou d’ouvrages non disponibles dans la région, mais aussi de parfaire sa démarche de recherche en effectuant un séjour dans un laboratoire étranger (universitaire ou gouvernemental).

Valeur

Le montant maximal de la subvention est de 550 $.

Admissibilité

Les étudiants et étudiantes doivent être inscrits à temps plein dans l’un de nos programmes de maîtrise avec thèse, de doctorat ou de programme accéléré au moment du séjour de recherche.

Conditions d’attribution

  • La subvention ne peut servir qu’à couvrir soit les frais de déplacement (train, avion, autobus ou autre), soit les frais de séjour (hébergement et repas). Les autres frais liés au séjour ne sont pas remboursés.
  • Il est permis d’obtenir une seule subvention pendant la durée des études :
    • Maitrise avec thèse : Au moins deux trimestres mais moins de six trimestres doivent avoir été complétés au moment du séjour.
    • Doctorat : Au moins trois trimestres mais moins de douze trimestres doivent avoir été complétés au moment du séjour.
    • Programme de passage accéléré de la maîtrise au doctorat : Au moins deux trimestres mais moins de quinze trimestres doivent avoir été complétés au moment du séjour.
InformationTous les trimestres sont comptés incluant les trimestres pour lesquelles un congé a été obtenu, à l’exception des congés approuvés pour des raisons médicales, maternités ou parentales.
  • Les séjours de recherche ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
  • La personne qui fait la demande doit obtenir de son directeur de programme ou de son superviseur de thèse une contribution financière (un minimum de 100$ est exigé) pour le coût du voyage.

Dates limites

  • Les demandes doivent être soumises avant le séjour (aucune subvention n’est attribuée après coup).
  • Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées.

Marche à suivre

Avant le séjour de recherche

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention pour séjour de recherche :
  • Indiquer clairement en quoi le séjour de recherche est lié à la thèse en cours;
  • Fournir dans l’espace prévu à cette fin, une déclaration détaillée du directeur ou de la directrice de recherche ou du directeur ou de la directrice du programme.

Télécharger le formulaire adéquat en fonction de votre statut:

2. Soumettre la demande complète avec tous les documents à l'appuis au :

Département de biochimie, microbiologie et immunologie et le département de médecine cellulaire et moléculaire

  • En personne au pavillon Roger-Guindon, pièce RGN 3206
    (451 rue Smyth, Ottawa).

OU

École d’épidémiologie

  • En personne au 600 Peter Morand, pièce 101
    (Peter Morand Crescent, Ottawa).
3. Attendre la lettre d’acceptation ou de refus du BESP.

La décision sera communiquée par courriel. Une copie sera envoyée aussi au département et au superviseur de thèse.

Après le séjour de recherche

Remplir la Demande de remboursement de frais de voyage et le retourner au BESP avec les reçus originaux (y compris les cartes d'embarquement). Inclure une preuve des taux de change utilisés, s'il y a lieu.

Lorsque ceci s’applique, il est de la responsabilité de l’étudiant(e) de s’assurer qu’il(elle) a obtenu avant le voyage l’approbation d’éthique concernant le projet de recherche.

Directives générales sur la façon de préparer un remboursement de voyage

Si votre voyage ou une partie est subventionné par votre programme, vous êtes responsable d’obtenir l’autorisation nécessaire de votre programme en communiquant avec votre secrétariat administratif.

Comment remplir le formulaire

Le formulaire de « Demande de remboursement de frais de voyage » doit être rempli conformément aux consignes du Règlement 21 et de la Méthode 16-11.

  • Remplissez le formulaire par voie électronique.
    En raison des différentes taxes applicables, il est important d'utiliser le formulaire de remboursement des frais de voyage correspondant à la province ou au pays où vous vous rendez.
  • Indiquez votre adresse postale actuelle ainsi que votre numéro de bon de commande (PO#) sur le formulaire afin de vous assurer que votre remboursement soit envoyé à la bonne adresse.
  • Veuillez préciser votre relation au projet de recherche et votre numéro d'étudiant (étudiant de maîtrise, de doctorat, etc.)
  • N'inscrivez pas le montant total des dépenses qui couvrent plus d'une journée.
    Par exemple, le total des coûts liés à votre hébergement devrait être divisé et ajouté à vos dépenses quotidiennes, et les dépenses telles que les frais d'Internet devraient être placées dans la catégorie des frais divers. Assurez-vous de justifier, le cas échéant, les frais liés à l'utilisation d'Internet (les raisons pour lesquelles vous avez eu besoin d'utiliser Internet).
  • Lorsque vous voyagez à l'étranger, vous engagez certaines dépenses en dollars canadiens (pour le taxi, par exemple) et d'autres en devises étrangères. Par conséquent, vous devrez remplir et nous soumettre deux formulaires avec les reçus de vos dépenses pour une seule et même demande de remboursement (un formulaire pour les dépenses engagées au Canada et l'autre, pour celles engagées à l'étranger).
Comment annexer les reçus à votre demande de remboursement

Tous les reçus de voyage et de repas devront être soumis avec votre demande. Le montant maximal exigible pour les dépenses admissibles est indiqué dans le Règlement 21 et la Méthode 16-11.

Toute dépense doit être détaillée sur une base quotidienne. Chaque jour de votre voyage, les reçus de la journée doivent être numérotés et indiqués sur votre demande de remboursement (dans la colonne de droite), puis collés à l'aide de ruban adhésif (pas d'agrafe) sur une feuille de papier vierge.

  • Vous devez également indiquer la date et votre nom en haut de chaque page.
  • Les cartes d'embarquement peuvent être collées sur une seule feuille.
Reçu manquant

Si vous ne pouvez fournir un ou plusieurs reçu(s), il vous faut remplir le Formulaire pour reçus manquants (XLS), lequel devra par la suite être approuvé par les Services financiers.

Annexer les documents à l'appui

En toutes circonstances, vous devez nous fournir l'approbation du chercheur principal ou de son délégué.

Si vous voyagez à l'étranger, votre relevé de carte de crédit vous assurera que vos dépenses seront entièrement remboursées selon leur équivalent en dollars canadiens. Si vous ne pouvez pas nous fournir votre relevé de carte de crédit, utilisez le taux de change de la Banque du Canada et assurez-vous de l'inclure dans votre demande de remboursement. Le taux de change utilisé devrait être celui de la moyenne de toute la durée du voyage.

Comment soumettre votre demande de remboursement complétée

Vous devez soumettre votre demande de remboursement en personne au Bureau des finances (RGN 2129)

Assurez-vous de faire en sorte que votre demande soit traitée en temps opportun.


Pour toutes questions, communiquez avec nous au grad.med@uOttawa.ca

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et ne représente pas un engagement de la part de l'Université d’Ottawa.

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