Subvention de voyage pour conférence

Le Bureau des études supérieures et postdoctorales (BESP) de la Faculté de médecine reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches des étudiants et étudiantes à la maîtrise avec thèse, au doctorat ou programme accéléré.

À cette fin, le BESP offre des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine.


Description de la subvention de voyage pour conférence

Une somme peut vous être attribuée pour rembourser vos frais de déplacement si vous présentez une publication directement liée à votre thèse à une conférence. Vous pourriez être admissible à cette subvention si vous êtes étudiante ou étudiant à la maîtrise avec thèse, au doctorat ou dans un programme « accéléré ».

Veuillez noter que les fonds sont limités.

Valeur

  • Maîtrise avec thèse: Jusqu'à 550$
  • Doctorat ou programme accéléré: jusqu'à 800$

Critères d'admissibilité

Étudiants à la maitrise avec thèse

Les étudiantes et étudiants à la maîtrise avec thèse désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

  • Être inscrits à temps plein à un programme de maîtrise avec thèse au moment de la conférence;
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des six premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans les programmes de maîtrise.

Étudiants au doctorat ou programme accéléré

Les étudiantes et étudiants au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

  • Être inscrits à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
  • Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat;
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat (le premier trimestre du transfert au doctorat sert de référence pour les étudiants dans un programme accéléré).

Conditions d'attribution

  • Un étudiant peut recevoir :
    • Maitrise avec thèse : une seule subvention au cours de sa maîtrise;
    • Doctorat ou programme accéléré :
      • un maximum de trois subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
      • un maximum de quatre subventions dans le cadre d'un programme accéléré, incluant toute subvention de voyage pour conférence reçue pendant qu'il était inscrit à la maîtrise;
      • Pas plus de deux subventions ne seront accordées dans une même année financière (1er mai au 30 avril);
      • Tout déplacement approuvé peut avoir lieu à l'extérieur du Canada ou des États-Unis (zones C, D, ou E). Toutefois, un seul voyage pourra être remboursé jusqu'au montant maximal indiqué pour la zone où la conférence a lieu (voir la carte pour les détails). Tout autre déplacement subséquent approuvé dans les zones A, B, ou autres sera remboursé jusqu'à un maximum de 550$.
  • La subvention ne peut servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés;
  • Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence
    Consulter la carte des zones correspondant à votre statut :
  • Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles à la subvention de voyage pour conférence;
  • Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence (par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution hôte. (Consulter la carte des zones correspondante à votre statut ci-dessus)
  • La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse;
  • La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
  • La personne qui fait la demande doit obtenir de son directeur de programme ou de son superviseur une contribution financière (un minimum de 100$ est exigé) pour le coût du voyage.
  • Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants :
    • les coûts réels de transport ; ou
    • la somme indiquée sur la carte des zones.

Date limite

  • La demande doit être soumise au moins une semaine avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au BESP après le début de la conférence.
    Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
  • Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de renvoyer une seconde demande complète.
  • Les étudiants ne peuvent recevoir qu'une seule subvention de voyage par conférence.

Comment soumettre une demande de subvention de voyage pour conférence
(Avant la conférence)

1. Compléter le formulaire de demande incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche:

Lorsque vous remplirez le formulaire, vous devrez identifier votre zone géographique (consulter les cartes de zones ci-dessus).

2. Compléter le formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage

Section "Clé comptable"

Une clé comptable (FOAP) doit être indiquée sur le formulaire.

Comment obtenir un FOAP
Option 1 : Si votre superviseur a des fonds administrés par l'Université d'Ottawa,

Votre superviseur aura un FOAP.

Option 2 : Si votre superviseur n'a pas des fonds administrés par l'Université d'Ottawa et que vous demandez des fonds de votre programme.

Vous devez apporter le formulaire au secrétariat administratif de votre département afin d’avoir l'approbation du directeur du programme. C’est avec son approbation qu’un FOAP vous sera assigné.

Option 3 : Si vous ne demandez pas de l’argent de votre programme ou du BESP

Vous pouvez soumettre le formulaire directement au Services financiers de la faculté de médecine (RGN 3021) pour obtenir un numéro de bon de commande (PO#). Un PO# n'est requis que si une avance monétaire est demandées ou si des dispositions de voyage doivent être prises, telles que le transport (Vol, train et autocar) et/ou une inscription en utilisant la carte de crédit de la Faculté. (Passer à l'étape 4)

3. Obtenir un numéro de bon de commande (PO#)

Afin d’obtenir un numéro de bon de commande (PO#), vous devez soumettre le Formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage complété et signé ainsi que le Formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence (voir ci-dessous) au Bureau des finances de la Faculté de médecine (RGN 3021).

4. Rassemblez les documents d’appui :

  • Un résumé de la publication à être présentée;
  • Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs);
  • Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence)

5. Soumettre votre demande de subvention complète au

Département de biochimie, microbiologie et immunologie et le département de médecine cellulaire et moléculaire

  • Par courriel à cmmdept@uottawa.ca
    Assurez-vous que tous les documents numérisés sont clairs et lisibles; ou
  • En personne au pavillon Roger-Guindon, pièce RGN 3206
    (451 rue Smyth, Ottawa).

OU

École d’épidémiologie

  • Par courriel à seph@uOttawa.ca
    Assurez-vous que tous les documents numérisés sont clairs et lisibles
Votre demande doit contenir:
  • Le formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence complet et signé par vous et votre superviseur;
  • Le formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage complet et signé par vous et votre superviseur; et
  • Tous les documents d'appui.

6. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du BESP

La décision sera communiquée par courriel. Une copie sera aussi envoyée au directeur de programme, au superviseur de thèse, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD.

Lors de vos déplacements, conservez tous les reçus originaux et les cartes d’embarquement.
Information

Comment préparer une demande de remboursement de frais de voyage
(Après la conférence)

1. Télécharger le formulaire de de demande de remboursement de frais de voyage.

Lorsque vous voyagez à l'étranger, vous engagez certaines dépenses en dollars canadiens (pour le taxi, par exemple) et d'autres en devises étrangères. Par conséquent, vous devrez remplir et nous soumettre deux formulaires avec les reçus de vos dépenses pour une seule et même demande de remboursement (un formulaire pour les dépenses engagées au Canada et l'autre, pour celles engagées à l'étranger).

  • Utilisez le formulaire Demande de remboursement de frais de voyage en ligne le plus récent.

2. Compléter le formulaire Demande de remboursement de frais de voyage

  • Remplissez le formulaire par voie électronique. En raison des différentes taxes applicables, il est important d'utiliser le formulaire de remboursement des frais de voyage correspondant à la province ou au pays où vous vous rendez.
  • Le formulaire de « Demande de remboursement de frais de voyage » doit être rempli conformément aux consignes du Règlement 21 et de la Méthode 16-11.
  • Indiquez bien votre adresse postale actuelle sur le formulaire afin de vous assurer que votre remboursement soit envoyé à la bonne adresse.
  • Le numéro de bon de commande (PO#) doit être indiqué dans la boite « notes ».
  • Tous les reçus de voyage et de repas devront être soumis avec votre demande. Le montant maximal exigible pour les dépenses admissibles est indiqué dans le Règlement 21 et la Méthode 16-11.
  • Toute dépense doit être détaillée sur une base quotidienne. Chaque jour de votre voyage, les reçus de la journée doivent être numérotés et indiqués sur votre demande de remboursement (dans la colonne de droite), puis collés à l'aide de ruban adhésif (pas d'agrafe) sur une feuille de papier vierge. Vous devez également indiquer la date et votre nom en haut de chaque page. Les cartes d'embarquement peuvent être collées sur une seule feuille.
  • Si vous ne pouvez fournir un ou plusieurs reçu(s), il vous faut remplir le Formulaire pour reçus manquants (xls) lequel devra par la suite être approuvé par les Services financiers.
  • N'inscrivez pas le montant total des dépenses qui couvrent plus d'une journée (par exemple, le total des coûts liés à votre hébergement devrait être divisé et ajouté à vos dépenses quotidiennes, et les dépenses telles que les frais d'Internet devraient être placées dans la catégorie des frais divers). Assurez-vous de justifier, le cas échéant, les frais liés à l'utilisation d'Internet (les raisons pour lesquelles vous avez eu besoin d'utiliser Internet).
  • Veuillez préciser votre relation au projet de recherche et votre numéro d'étudiant (étudiant de maîtrise, de doctorat, etc.)

3. Soumettre votre demande de remboursement de frais de voyage avec tous les documents à l’appui au:

Département de biochimie, microbiologie et immunologie et le département de médecine cellulaire et moléculaire

  • En personne au pavillon Roger-Guindon, pièce RGN3206
    (451 rue Smyth, Ottawa).

OU

École d’épidémiologie

  • En personne au 600 Peter Morand, pièce 101
    (Peter Morand Crescent, Ottawa).
Votre demande doit comprendre :
  • Le formulaire de remboursement de frais de voyage doit être signé par vous et par le chercheur principal ou de son délégué
  • Les reçus originaux, les cartes d'embarquement, le programme de la conférence, l'affiche de l'événement et la justification des dépenses.
  • Si vous voyagez à l'étranger, votre relevé de carte de crédit vous assurera que vos dépenses seront entièrement remboursées selon leur équivalent en dollars canadiens. Si vous ne pouvez pas nous fournir votre relevé de carte de crédit, utilisez le taux de change de la Banque du Canada et assurez-vous de l'inclure dans votre demande de remboursement. Le taux de change utilisé devrait être celui de la moyenne de toute la durée du voyage.
  • Le formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence.
  • Le formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage
  • Il est obligatoire que vous fournissiez un aperçu du programme (le programme ou l'ordre du jour de l'événement) lorsque vous présentez une demande de voyage.
  • Assurez-vous de faire en sorte que votre demande soit traitée en temps opportun.
  • La personne qui a fait la demande de subvention recevra le remboursement.
Information

Pour toutes questions communiquer avec nous à grad.med@uottawa.ca

Noter que l'information présentée sur cette page est sujette à changement
sans préavis et ne représente pas un engagement de la part de l'Université d’Ottawa.

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